Redmine ile Müşteri Hizmetlerini Nasıl Otomatik Hale Getirebilirsiniz

Herhangi bir programın sahibi olarak, hangi çapta olun, müşteri hizmetlerinden biri olmalı ve mevcut ve potansiyel müşterilerinizin en etkili şekilde yönetilmesini ve yönlendirilmesini sağlamalısınız.

 

Otomatik Müşteri Hizmeti Nedir ve Neden Önemlidir?

Bununla birlikte, müşteri hizmetinin zorlu bir süreç olduğu ve doğru yapılmadığı kadar kolay olmaması da önemlidir. Öncelikle, en verimli insan destekli müşteri hizmet modelleri bile, yardımların aşırı yoğunluğu, zorlu koşullar ve sürekli zaman baskısı nedeniyle çökebilir ve müşteri hizmeti personeli arasında yorgunluk, sinirlilik ve karar vermeme birimlerinin farklı şekillerde çeşitli şekillerde kullanılabilir.

İşte burada otomatik müşteri hizmeti devralır. Otomatik müşteri hizmeti, müşteri hizmet sürecinize dijital teknolojilerin ve aşırılığın kullanılması ve ortadan kaldırılması anlamına gelir, böylece insanın unsuru azaltılır ve müşteri hizmeti yapınız daha güvenilir ve entegre hale gelir.

 

Müşteri Hizmetini Otomatikleştirmenin Nedenleri

İşletmenizin/projenizin müşteri hizmetini otomatikleştirmeniz, bir yatırımı asla pişman olmayacağınız ve her zaman kabul edilmesinin bir işleminizin, hem kısa hem de uzun süre gerekli olduğu anlamına gelir. İşte bunların faydaları.

 

1. Saatlerce Canlı Destek

Müşteriler, sorularına cevap almak için iş saatlerine uyumdan hoşlanmazlar ve bu onlar için bir anlaşmazlığın engellenmesi olabilir. Bu, insan destekli müşteri hizmetinde bir kısıtlama olsa da, otomatik müşteri hizmeti sayesinde mevcut ve potansiyel müşterilerinizin sorularına cevap alabilecek bir hizmet sunabilirsiniz.

Zendesk'e göre, dünyadaki ezici bir çoğunluk (%89) ilk sorularına hızlı bir yanıtın önemli olduğunu düşünüyor ve bu sadece otomatik müşteri hizmeti ile mümkün.

 

2. Düşük İşletme Maliyetleri

Müşteri hizmetini otomatikleştirme, yazılım/donanım edinimi ve eğitim sağlamak için tek seferlik bir yatırım gerektirecektir, ancak bu kadar. Otomasyonu tercih ederek müşteri hizmetiyle çalışma giderlerinizi önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

 

3. Hızlı Yanıt Süresi

Tabii ki, otomatik müşteri hizmeti, bekleme ve yanıt süresini önemli ölçüde azaltacak ve bir müşteri kazanmayı artıracaktır.

 

4. Güvenilirlik

Soruları yanıtlama ve temel yardım gibi monoton işlemler için teknoloji son derece güvenilirdir ve otomatik sisteminizin bu işlemlerinin düşük hata oranıyla ve minimum hatalarla gerçekleştirilmesini sağlayabilir.

 

5. Müşterilerin Rahatlığı

Müşteriler, sorularını iletmek için otomatik sistemle iletişim ücretlerinden genellikle daha rahattır, dolayısıyla daha fazla soru sorabilir ve sorularını/endişelerini giderir.

 

6. Daha Az Bağımlılık

Müşteri hizmetlerindeki bağımlılıklar son derece engelleyici olabilir ve müşteri hizmet zincirini yavaşlatabilir. Neyse ki, otomatik müşteri hizmetleri ilişkileri en aza indirir, daha hızlı ve daha sorunsuz hale gelir.

 

Redmine Yardım Masasını Nasıl Kurarız?

Müşteri hizmetini otomatikleştirmek için sistemlerinize uygun bir yazılıma ihtiyacınız olacak ve Redmine proje yönetim aracı bunlardan biri ve Redmine yardım masasını öğrenebilen oldukça yetenekli.

 

1. Yardım Masasına Proje Ekleme

Yardım masasını kurmaya başlamadan önce, daha sonra yardım masasına ekleyeceğiniz temel bir proje oluşturmanız gerekecek. Var olan sistem listesini görüntüleyebilir ve istediğiniz projeyi yardım masasına seçmek için verilen seçeneği kullanabilirsiniz. Yardım masasına bir proje eklendikten sonra, yardım masası için ayarlar görüntülenir.

 

2. Varsayılan Posta Kutusunu Ayarlayın ve Yapılandırın

Sonraki yükleme, yönetim >> yardım masası >> tüm posta işlemleri >> Posta kutusu ekleme seçeneği kademeli olarak sürekli bir posta kutusu oluşturabilirsiniz. Bu, aralıklar ve posta kutusu ayarları gibi ayarları yapılandırabileceğiniz bir panel açacaktır. Bittiğinde, posta kutusu ayarlarında ve bir projeyi bir posta kutusuna atabilirsiniz.

 

3. Varsayılan İzleyiciyi Seçin

Redmine ayrıca yardım süreleri boyunca bir seçenek izleme seçeneği tanır, açılır menüden bir atanan kişi ve iş arkadaşlarıyla görüşebilir. Bir atanan kişi olabilir ve işlerin birleştirilmesi, yoğunluğu artan sorunları çözmek için en uygun kişilerin yerleştirdiğinizde emin olabilir ve genel üretkenliği artırabilirsiniz.

Daha sonra, sözleşmeli saatler (aylık), kalan saatler, birleştirilmiş başlangıç ​​tarihi ve birleştirilmiş dönem tanımlayabilirsiniz. Aynı yardım masası ayarları paneli ayrıca bu projeyi dolduracak olan alan/eposta/anahtar sözcük tanımlamalarınızı tanımanıza olanak tanır. Bu işlev, belirli bir alanla ilgili tüm gelen mesajları aynı yerde toplamak ve içeriği daha verimli hale getirmek için son derece kullanışlıdır.

 

4. SLA'yi İzle

Biletlerin etkili bir şekilde gelişimini sağlamak için, yanıt verme süresi, gecikme süresi, görünüm seviyesi ve SLA çalışma parametrelerini ayarlayarak Hizmet Seviyesi ayrılması (SLA) tasarlanıp yapılandırılabilir mi? Etkili parlaklıklaştırma sayesinde, zaman odaklı hassas konuların hızlı bir şekilde yapmayı sürdürebilir ve daha az önemli konulara açıklık getirerek önemli zaman kaybetmezsiniz.

SLA metriklerini takip etmek son derece önemli olabilir çünkü bu, müşteri hizmetleri ekibinizin sunumunu analiz ederek, açıkça görülen tutarsızlıklar Belirlemenizi ve en erken müdahaleyi yapmanızı sağlar.

 

Düşünceler ve Sonuç

Müşteri hizmetlerinizi otomatikleştirir, genel işlemlerinizi daha verimli ve son derece güvenilir hale getirebilirken, müşteri hizmetlerini otomatikleştirmenin sürekli bir süreç olduğunu ve tüm çerçevelerin sorunsuz bir şekilde boyutundan emin olmak için parçalar ve sonuçların düzenli olarak gözlemlemeniz ve işlenmesi da önemlidir.

Ayrıca, parçaların daha da optimize edilmesi için yeni modeller ve yaygınlaştırmanız yapılabilir, bunun gerekliliği tamamen iş/proje türünüze ve puanınıza bağlıdır.

Ayrıca, otomatik müşteri özellikleri iş/projenizin tamamının nasıl olumlu karşılığının olacağı, Tüm devrelerin ve ilgili unsurların nasıl tamamen entegre edildiğine bağlıdır. Teknolojiler ve çalışmalarınız, süreciniz içindeki sistemin bir karmaşıklığı ve tıkanıklıklardan sistemler için sistemler tamamen entegre olması gerekir.