Redmine ile Müşteri Hizmetleri Nasıl Otomatikleştirilir

Herhangi bir işletmenin sahibi olarak, hangi ölçekte faaliyet gösteriyor olursanız olun, müşteri hizmetleri temel önceliklerinizden biri olmalıdır ve mevcut ve potansiyel müşterilerinize mümkün olan en etkili şekilde yardım ve rehberlik edilmesini sağlamalısınız.

 

Otomatik Müşteri Hizmetleri Nedir ve Neden Önemlidir?

Bunu söyledikten sonra, müşteri hizmetlerinin aldatıcı olduğunu ve bunu doğru yapmak göründüğü kadar kolay olmadığını anlamak da önemlidir. Başlangıçta, en verimli insan odaklı müşteri hizmetleri çerçeveleri bile, yardıma ihtiyaç duyan insanların aşırı yüklenmesi, zorlu durumlar ve sürekli zaman baskısı nedeniyle çökebilir ve müşteri hizmetleri personeli arasında yorgunluk, sinirlilik ve kararsızlık gibi çeşitli sonuçlara yol açabilir. yetenekler yapmak.

İşte burada otomatik müşteri hizmetleri devreye giriyor. Otomatik müşteri hizmetleri, insan katılımı unsurunu azaltmak ve müşteri hizmetleri çerçevenizi daha güvenilir ve güvenilir kılmak için dijital teknolojilerin ve işlevlerin müşteri hizmetleri sürecinize dahil edilmesi ve kullanılması anlamına gelir.

 

Müşteri Hizmetlerini Otomatikleştirme Nedenleri

İşletmenizin / projenizin müşteri hizmetlerinin otomasyonuna yatırım yapmak pişman olmayacağınız bir şeydir ve hem kısa hem de uzun vadede her zaman karşılığını verir. İşte bununla ilişkili faydalar.

 

1. Gün Boyunca Canlı Destek

Müşteriler, sorularına yanıt almak için çalışma saatlerine bağlı kalmaktan nefret ederler ve bu onlar için bir anlaşmayı bozabilir. Bu, insan odaklı müşteri hizmetlerinde bir kısıtlama olsa da, günün her saati çalışan otomatik bir müşteri hizmeti aracılığıyla mevcut ve potansiyel müşterilerinizin yardım ve sorularına yanıt alabilmesini kolayca sağlayabilirsiniz.

Zendesk'e göre ezici Müşterilerin% 89'u ilk sorgulamalarına hızlı yanıt vermenin önemli olduğunu düşünüyor, bu yalnızca otomatik müşteri hizmetleri ile mümkündür.

 

2. Azalan İşletme Maliyetleri

Müşteri hizmetlerini otomatikleştirmek, yazılımı / donanımı edinmek ve eğitim sağlamak için tek seferlik bir yatırım gerektirecektir, ancak hepsi bu. Otomasyonu tercih ederek müşteri hizmetleri ile ilgili işletme giderlerinizi önemli ölçüde düşürebilirsiniz.

 

3. Hızlı Tepki Süresi

Elbette otomatik müşteri hizmetleri, bekleme ve yanıt süresini kısaltın büyük ölçüde, bir müşteriye ulaşma şansınızı artırır.

 

4. Güvenilirlik

Sorguları yanıtlama ve temel yardım sağlama gibi monoton görevler için teknoloji oldukça güvenilirdir ve otomatik sisteminizin bu görevleri en az hata veya hatayla sorunsuz bir şekilde gerçekleştirmesini bekleyebilirsiniz.

 

5. Müşterilerin Konforu

Müşteriler, sorgularını iletmek için otomatik sistemlerle iletişimde genellikle daha rahattır, bu da onların daha fazla soru sormalarına ve sorularını / endişelerini ele almalarına olanak tanır.

 

6. Daha Az Bağımlılık

Müşteri hizmetleri süreçlerindeki bağımlılıklar son derece yıkıcı olabilir ve tüm süreci yavaşlatabilir müşteri hizmetleri zinciri. Neyse ki, otomatikleştirilmiş müşteri hizmetleri bağımlılıkları en aza indirerek süreçleri daha hızlı ve sorunsuz hale getirir.

 

Redmine Yardım Masası Nasıl Kurulur

Müşteri hizmetlerini otomatikleştirmek için, gereksinimlerinize uygun bir yazılıma ve Redmine proje yönetim aracı kullanabileceğiniz bir şeydir ve bir Redmine yardım masası kurmak oldukça basittir.

 

1. Yardım Masasına Proje Ekleyin

Başlamak için, bir yardım masası kurmadan önce, daha sonra yapacağınız temel bir proje oluşturmanız gerekecektir. yardım masasına ekle. Mevcut projelerin listesini görüntüleyebilir ve verilen seçeneği kullanarak yardım masasına eklemek istediğinizi ekleyebilirsiniz. Yardım masasına bir proje ekledikten sonra, yardım masasının ayarları görünecektir.

 

2. Varsayılan Posta Kutusunu Ayarlayın ve Yapılandırın

Ardından, adresine giderek varsayılan bir posta kutusu oluşturabilirsiniz. yönetim >> yardım masası >> tüm posta kutuları >> Posta kutusu ekleyin. Bu, aralıklar ve posta kutusu ayarları gibi ayarları yapılandırabileceğiniz bir panel açar. Tamamlandığında, posta kutusu ayarlarda görünecektir ve bir posta kutusuna bir proje atayabilirsiniz.

 

3. Varsayılan İzleyici'yi seçin

Redmine ayrıca yardım masası biletleri için varsayılan bir izleyici seçmenize, açılır menüden bir vekil seçmenize ve iş arkadaşlarınızı eklemenize olanak tanır. Bir vekil seçerek ve iş arkadaşlarınızı ekleyerek, kendi alanlarına giren sorunları çözmek için en uygun kişileri yerleştirdiğinizden emin olabilirsiniz ve genel üretkenliği artırabilirsiniz.

Daha sonra, sözleşme saatleri (aylık), kalan saatler, toplu başlangıç ​​tarihi ve toplu dönem. Aynı yardım masası ayarları paneli, bu projeyi dolduracak etki alanını / e-postayı / anahtar kelimeleri tanımlamanıza da olanak tanır. Bu işlev, belirli bir alanla ilgili gelen tüm mesajları aynı yerde toplamak ve yanıt döngüsünü daha verimli hale getirmek için son derece kullanışlıdır.

 

4. SLA'yı izleyin 

Bildirimlerin etkili bir şekilde çözülmesini sağlamak için, yanıtlama saatlerini, çözülecek saatleri, öncelik seviyesini ve SLA çalışma saatlerini değiştirerek Hizmet düzeyi anlaşma (SLA) ayarlarını da yapılandırabilir misiniz? Etkili önceliklendirme yoluyla, şunlardan emin olabilirsiniz: zamana duyarlı konular hızlı bir şekilde çözülür ve daha az önemli sorunları ilk önce ele almak için kritik zaman kaybetmezsiniz.

SLA ölçümlerini takip etmek, müşteri hizmetleri ekibinizin performansını analiz etmenize izin verdiği için son derece önemli olabilir. tutarsızlıkları belirlemek en kısa zamanda düzeltici eylemde bulunun.

 

Düşünceler ve Sonuç

Müşteri hizmetlerinizi otomatikleştirmek, genel operasyonlarınızı kesinlikle daha verimli ve yüksek derecede güvenilir hale getirebilirken, müşteri hizmetlerini otomatikleştirmenin, süreçleri ve sonuçları düzenli aralıklarla gözlemlemenizi ve izlemenizi gerektiren devam eden bir süreç olduğunu anlamak da önemlidir. , tüm çerçevenin sorunsuz çalışmasını sağlamak için.

İhtiyaçları tamamen işinizin / projenizin türüne ve hedeflerinize bağlı olan süreçleri daha da optimize etmek için yeni işlevler ve önlemler de eklemeniz gerekebilir.

Ayrıca, olumlu otomatikleştirilmiş müşteri hizmetlerinin tüm işinizi / projenizi ne kadar etkileyebileceği de şunlara bağlıdır: tüm kanal setini ve ilgili öğeleri ne kadar iyi entegre edersiniz. Süreçlerinizde operasyonel bir karmaşa ve darboğazdan kaçınmak için, çalışanlarınızın yanı sıra teknolojiler de sisteme entegre edilmelidir.