Bilgi Bankası 2.0 Harmony'de Nasıl Uygulanır: Kolay Yazılımın Hikayesi

Bilgi Bankası 2.0 Nedir?

Bir şirketin bilgisine erişmenin mükemmel bir yoludur, Easy Redmine'a entegre edilmiştir ve belgeleri, kılavuzları, süreçleri, kalite yönetimini ve bir kuruluş içinde bilgiyi sürdürmek için diğer ihtiyaçları organize etmek ve ölçeklendirmek için güçlü bir araç seti sunar.

Daha fazla

onu nasıl yarattık

• meydan okuma neydi: Easy Software'de, paylaşılacak dahili bilgi miktarı, önceki çözüm için fazla karmaşık hale geldi. Kategorilerdeki düzenli bir dizi makale artık onu kesmedi.
• İhtiyacımız olan şey: Mümkün olduğunca Easy Redmine'e bağlı özel bir uygulama arıyorduk. Kesinlikle açık kaynak olmalıdır çünkü onu destekliyoruz ve Easy Redmine'in kendisi açık kaynaklı bir yazılımdır.
• Hangi çözümü seçtik: BlueSpice, tanıma mükemmel bir şekilde uyuyor. Easy Redmine ile karmaşık uyarlanabilirlik ve entegrasyona sahip açık kaynaklı bir çözüm, özel bir wiki aracıdır.

Göç nasıl gerçekleşti

Önceki Bilgi Tabanımızda zaten mevcut verilerimiz vardı. Bunun çoğunu yeni çözüme aktarmak istedik. Bakın hangi yedi adımı attık:

1. Orijinal Bilgi Bankasındaki verileri temizleyin – geçişten önce başlayın. Tüm makaleleri "son güncelleme" tarihine göre sıralamanızı ve en eskiden itibaren gitmenizi öneririz.

• En üstteki birçok makalenin kolayca silinebileceğini göreceksiniz.
• Diğerlerini "incelenmek üzere" adlı belirli bir kategoriye koyarsınız - onları daha sonra güncelleyeceksiniz
• Bazıları hemen güncellenebilir
• Gerisi olduğu gibi kalabilir

İki ipucu daha:

• Daha fazla insan olacaksa makaleleri gözden geçirmek, onları bir şekilde etiketlemek veya özel bir alan ayarlamak iyi bir fikir olabilir - örneğin, "İncelendi".
• Makalelerin başlıklarını da kontrol edin. Sorunlu semboller içeriyorlarsa taşıma sırasında sorunlara neden olabilirler. İşte mediawiki.org hakkında bazı ipuçları hakkında sayfa başlıkları ve Yasal Unvan Karakterleri.

Daha fazla

2. Bilgi Bankası 2.0'ı yükleyin – özelliğin teknik sunumu. Easy Cloud üzerinde çalıştığımız için neredeyse otomatik olarak yapıldı.

3. Geçişleri test edin – sonuçtan emin değildik, bu yüzden bir test geçişi yaptık

• Sayfa başlıklarını, içerik biçimlendirmesini (başlıklar, paragraflar, bağlantılar ve resimler) ve kategorileri kontrol ettik.
• Ne kadar süreceğini kontrol ettik (taşınacak 900'den fazla makalemiz vardı)
• Test geçişinden elde ettiğimiz bulgulara dayanarak orijinal Bilgi Bankasının içeriğinde gerekli değişiklikleri yaptık
• Bilgi Bankası 2.0 uygulamasını “yeniledik” – tüm verileri kaldırdık

4. Kullanıcılarımıza bilgi

• Onlara üretim geçiş tarihi hakkında bilgi verdik = bu saatten sonra birincil bilgi kaynağı Bilgi Bankası 2.0'dır. Bu süreden sonra, kullanıcılar orijinal makalelere yalnızca salt okunur erişime sahip olacak (yalnızca referans ve karşılaştırma amacıyla), şimdi ve daha önce nasıl göründüklerine
• Birkaç tur kullanıcı eğitimi ve yönetici becerileri geliştirmeleri düzenledik

5. Üretim ithalatı

• Butona tıklayacağımız gün geldi ve taşıma çalıştırıldı.
• İlk kontrolümüzden sonra, orijinal Bilgi Bankasındaki tüm rollerin izinlerini salt okunur moda indirdik.

Geçiş sürecini görün

6. Dahili destek

• Bazı iş arkadaşlarımızı ve Microsoft Teams'de kullanıcılarımızın Bilgi Bankası 2.0'ın işleyişi hakkında soru sorabilecekleri bir kanal belirledik.
• Geçişten sonra üretimde bazı sorunlar bulundu. Orijinali hâlâ aktif olduğundan, her sorunu buna göre çözebildik.

7. Orijinal Bilgi Tabanını devre dışı bırakın

• Yaklaşık 6 hafta sonra, dahili destek talepleri ortadan kalktı
• Orijinal Bilgi Bankasını Easy Redmine uygulamamızdan devre dışı bıraktık
• Eklentiyi kaldırmadan önce bir yedekleme yapmanızı öneririz.

Şirket değişikliği nasıl kabul etti?

Bir organizasyondaki her değişiklik, tamamen kabullenmek için biraz zaman. Başlangıçlar en zorudur, bu yüzden kullanıcılarımıza yeni sistemin faydalarını sürekli hatırlatmak zorundayız.

Bilgi Tabanı 2.0 durumunda ve bariz olanı, eğer bir şey bilmiyorsanız, önce aramayı deneyin (kenar çubuğundaki ampul). Sonuçları yalnızca makalenin başlığı biçiminde değil (orijinal Bilgi Bankasında olduğu gibi), aynı zamanda ilk bakışta sayfaların gerçek içeriğinde de göreceksiniz => olmadan bir yanıt alma şansınız yüksektir. başka bir yere gitmek zorunda olmak.

Kullanıcı basit ve hızlı bir şekilde istenen bilgiyi bulur bilgisini başkalarıyla paylaşmaya daha yatkındırlar. iyiliğe ve duyguya karşılık ver.

Uygulama nasıl ilerledi?

Kategoriler

Onlar orijinal Bilgi Bankasından içe aktarıldı, bu harika. Ancak yapı (kategoriler ve alt kategoriler) teknik olarak içe aktarılamadı. Yaptığımız ilk şey, sayfaların düzenlendiği kategorileri gözden geçirmek oldu.

İle başladık Kategorilerin 3 ana “boyutu”:

• Seyirci – sayfa kimin için en yararlı – gibi birden fazla seçeneğe izin verilir
• Satış
• gelişme
• Pazarlama
• Herkes
• Döküman tipi – ne tür bilgilerin paylaşıldığı. Sonunda, her türün kendi şablonu olacak, böylece hepsi standart görünecek. En iyi uygulama, her sayfada yalnızca bir belge türü.
• Politika
• Nasıl
• süreci
• Eğitim notları ve kayıtları
• Konu - sayfa ne hakkında? Şirkette pek çok konu olduğu için bu yapı daha derine inebilir. Konu kategorisine sayfa eklemek isteğe bağlıdır - uygun bir kategori yoksa gerekli değildir.
• PLATFORM
• Temel özellikler
• Kaynak yönetimi
• Yardım Masası
• çevik kurulu
• Altyapı
• bulut
• sunucu
• Hibrit çözüm
• Dahili BT
• takımlar
• Görünüm
• donanım
• Paylaşılan Donanım
• Bireysel HW

Her editör yeni kategoriler oluşturabileceğinden, aylık revizyonlar böylece çok fazla belirsiz tek kullanımlık kategori yaratılmadı, yapı çılgına dönmesin diye bir nevi toparlandı.

Gezinme sayfaları

Kullanıcıların şunları yapabilmesi önemlidir: yeni uygulamada iyi gezinin. Navigasyon için doğal bir öğe, Ana menü, kısmen özelleştirilebilir. Yararlı bir ek seçenek, anasayfaOkurları ağırlayan , Bilgi Bankası 2.0 için en iyi uygulamalar hakkındaki makaleye bağlantılar ve şirketimizde departmanlara ayrılmış sayfalara bağlantılar.

Örneğin, Pazarlama üzerine tıklandığında, kullanıcı göz atmak için Pazarlama sayfalarının dizinine yönlendirilecektir. Ayrıca, yalnızca o departmanla ilgili olan ek bilgiler de içerir.

Diğer sıralama kriterleri (Ürün bilgisi veya Genel Şirket politikaları gibi) için gezinme sayfalarını kullanmayı düşünüyoruz.

Adım adım

Kategorilerinizi ve gezinme sayfalarınızı ayarladıktan sonra, kullanıcılar zaten içinde çalışabilir. Olabilir baştan biraz dağınık görünüyor, bu yüzden birkaç tane belirledik yöneticiler, bir düzenin yerine getirildiğini denetleyen.

Biz olmuştur Bilgi Bankası 2.0'ı kullanma Şimdi birkaç aydır ve biz hala daha yeni başlıyoruz. Tüm kullanıcıların (deneyimi ne olursa olsun) ezbere bildiği, mükemmel bir şekilde organize edilmiş ve standart hale getirilmiş ideal bir wiki durumundan çok uzakta olduğumuzun farkındayız.

Bilgi tabanını kademeli olarak büyütmenin, kullanıcılarımızın anlamak için çok çalışmak zorunda kalacağı bir sistemi hazırlamak için aylar harcayacağımızdan daha iyi bir şekilde benimsemek için etkileşimli kullanıcılarınız tarafından organik olarak.

Tavsiyemiz yakından kullanıcıların nasıl olduğunu gözlemleyin kullanıyor ve sayfa şablonları, tipografi kuralları vb. gibi daha kesin kurumsal yapılandırmaları uygulamaya yönelik küçük ve artan adımlar atıyor. nasıl ilgili herkese fayda sağlar.

Sonuç

Easy Software olarak geçiş ve uygulama sürecini bitirdik ve şimdi sıra sizde. Yukarıdaki ipuçlarını izleyerek ve ilham alarak, herhangi bir şirket, benzersiz ihtiyaçlarını karşılayan ve bildiklerini güvende tutan yeni bir Bilgi Tabanı 2.0 uygulayabilir.

Ücretsiz dene