Nasıl Bilgi Tabanı 2.0'ı Harmony'de Uygularız: Easy Software'in Hikayesi

Bilgi Bankası 2.0 Nedir

Bir şirket bilgisine ev sahipliğinin mükemmel bir sunumu, Easy Redmine'e entegre edilmiş ve yöneticileri, yöneticileri, kalite yönetimini ve diğer organizasyon içinde yöneticiyi yürütmek için ihtiyaç duyduğu diğer şeyleri düzenlemek ve ölçeklendirmek için güçlü bir araç seti sunar.

Daha fazlasını oku

Nasıl Oluştuk

• Zorluk biliniyordu: Easy Software'de paylaşılacak iç depolama miktarı, önceki çözüm için çok karmaşık hale geldi. Sadece bölümlere ayrılmış bir dizi makale artık yeterli değildi.
• Ne yapıları vardı: Easy Redmine ile mümkün olduğunca yakından bağlantılı bir uzman uygulama arıyorduk. açık kaynaklı bir yazılımdır çünkü onu destekliyoruz ve Easy Redmine kendisi açık kaynaklı bir yazılımdır.
• Hangi çözümlerle yaşadıkları: BlueSpice tanımı mükemmel bir şekilde karşılıyor. Açık kaynaklı bir çözüm, Easy Redmine ile karmaşık uyum ve entegrasyona sahip uzman bir wiki aracıdır.

Göç nasıl gerçekleşti

Daha önceki Bilgi Tabanımızda zaten mevcut verilerimiz vardı. Bunun birçoğunu yeni çözüme ulaştırmak istiyoruz. Aldığımız yedi adım görün:

1. Orijinal Bilgi Tabanındaki verileri temizle -göçten önce başlayın. Tüm makaleleri "son güncelleme" sıralamasına göre sıralamanızı ve en eskiye başlamanızı öneriyoruz.

• En üstteki birçok makalenin sadece silinebileceğini gösterebilir
• Diğerlerini "gözden geçirme" adlı belirli bir kategoriye koyarsınız - daha sonra bunları güncellersiniz
• bazıları hemen güncellenebilir
• Gerisi olduğu gibi olabilir

İki daha fazla ipucu:

• Daha fazla kişi varsa makaleleri inceleyecekse, onları bir şekilde yürütmek veya özel bir alan ayarları iyi bir fikir olabilir - örnek, "Gözden Geçirildi".
• Makale başlıklarını da kontrol edin. Sorunlu semboller içeriyorlarsa, göç sırasında kurallar neden olabilirler. İşte mediawiki.org'da bazı ipuçları hakkinda sayfa başlıkları ve Yasal Başlık Karakterleri.

Daha fazlasını oku

2. Bilgi Tabanı 2.0'ı kurun - özelliklerin teknik teslimi. Easy Cloud üzerinde çalışmamız için neredeyse otomatik olarak yapıldı

3. Bazı test göçleri yapın - Sonuçtan emin değildik, bu yüzden bir test göçü yaptık

• Sayfa başlıklarını, içerik biçimlendirmesini (başlıklar, paragraflar, karşılaştırmalar ve resimler) ve kategorileri kontrol ettik
• Ne kadar süreceğini kontrol ettik (900'den fazla makale göç ettirmemiz gerekiyor)
• Test göçlerinden elde ettiğimiza dayanarak orijinal Bilgi Tabanının içeriğine göre gerekli güverteyi yaptık
• Bilgi Tabanı 2.0 işletmecisi "yeniledik" - tüm verileri çıkardık

4. Kullanıcılara bilgi verme

• Üretim göçünün süresinin kendileri bildirdik = bu çıktılardan sonra, birincil bilgi kaynağı Bilgi Tabanı 2.0'dır. Bu çıktıktan sonra, kullanıcılar orijinal makalelere sadece okumaya erişim olacak (yalnızca referans ve karşılaştırma için) şu an nasıl göründükleri ve önceki halleri
• Birkaç tur kullanıcı eğitimi ve yönetici becerisi geliştirme yaptık

5. Üretim içi aktarım

• Göçü başlatmak için düğmeye tıkladığımız gün geldi
• İlk kontrolümüzden sonra, orijinal Bilgi Tabanındaki tüm rollerin izinlerini "yalnızca okumaya" bıraktık

Göçmenleri görüntüle

6. İç destek

• Kullanıcılarımızın Bilgi Tabanı 2.0'ın kuralları hakkında herhangi bir soru sorması için bazı meslektaşlar ve bir Microsoft Teams kanalı belirledik
• Göçten sonra bazı sorunlar üretimde bulundu. Orijinali hala aktif olduğu için, sorunu uygun şekilde çözülebildi

7. Orijinal Bilgi Tabanını devre dışı bırakma

• Yaklaşık 6 hafta sonra, iç destek maliyetleri azaldı
• Orijinal Bilgi Tabanını Easy Redmine uygulamasımızdan devre dışı bıraktık
• Eklentiyi kaldırmadan önce yedeklemeyi öneriyoruz

komuta bir değişikliğinin nasıl kabul edildiği

Bir organizasyondaki onun değiştirilmesi tamamen kabul edilmesi için biraz zaman alır. Başlangıçlar en zor, bu nedenle kullanıcılarımıza yeni sistemin faydalarını düşünmeye devam etmeye devam edin.

Bilgi Tabanı 2.0 durumunda ve açık olan şey, bir şey bilmiyorsanız, Aramadan önce hata oluştu (yan çubuktaki ampul). Sadece makalenin başlığı şeklinde değil, aynı zamanda sayfaların gerçek içeriği şeklinde de sonuç çıktı => başka bir yere gitmeden cevap incelemek için iyi bir şekilde var.

Kullanıcı sınıfları hızlı ve kolay bir şekilde arzu edilen iletilerde, bu kullanıcıların diğerlerine paylaşmaya, görme ve hissetme dönmeye daha meyillidir.

uygulama nasıl organ

Kategoriler

Bunlar, orijinal Bilgi Tabanından ithal edildi, bu harika. Ancak yapı (kategoriler ve alt kategoriler) teknik olarak ithal edilemedi. İlk yapılması gereken şey, sayfaların düzenlendiği kategorileri gözden geçirmek.

3 ana "boyut" kategorisiyle başladı:

• Hedef Kitle - sayfa kimin için en çalıştırma - birden fazla seçenek kullanılabilir
• Satış
• geliştirme
• pazarlama
• herkes
• Belge Türü - yardımcı bilgi türü. Sonunda her türün kendi şablonu olacak, böylece hepsi standart hale geldi. En iyi uygulama, onun sayfası yalnızca bir belge türü sahip olması gerektiğini belirtir.
• politika
• nasıl yapılır
• Düzyazılar
• Eğitim notları kaydedildi
• Konu - sayfa ne hakkında. Bu yapı daha derine gidebilir, çünkü şirkette birçok konu vardır. Bir konu kategorisine sayfa eklemeye bağlıdır - uygun bir kategori yoksa gerekli değildir.
• Ürün
• temel özellikler
• kaynak yönetimi
• Yardım Masası
• Çevik pano
• Altyapı
• Bulut
• sunucu
• hibrit çözüm
• İç Bilişim
• Takımlar
• Görünüm
• Donanim
• Paylaşılan donanım
• Bireysel donanım

Her yöneticinin yeni bölümleri oluşturabilmesi nedeniyle, çok sayıda belirsiz veya tek bir kategori oluşturmaması için ayda bir gözden geçirmeler Yapıyor, yapıyı kontrol altında tutmak için.

Gezinme sayfaları

Kullanıcıların yeni istasyonu iyi bir şekilde gezinebilmesi önemli. Bir navigasyon için doğal bir öğe, kişiselleştirilebilen ana menüdür. Kullanışlı bir ek seçeneği, okuyucuları bölmesi, Bilgi Tabanı 2.0 için en iyi kullanımlar Kullanım makaleye bağlantıları ve şirketimizdeki departmanlara kullanılan sayfalara bileşenleri içeren anasayfayön.

Örneğin, Pazarlama'ya tıkladığınızda, kullanıcı Pazarlama sayfalarının dizinine yönlendirilecek ve hedefe göz atabilecektir. Ayrıca, sadece o departmana sahip ilgili ek bilgileri içerir.

Diğer sıralama ölçütleri için (örneğin Ürün bilgileri veya Genel Şirket politikaları) navigasyon sayfalarını kullanmayı düşünüyoruz.

adım adım

Kategorilerinizi ve gezinme sayfalarınızı ayarladıktan sonra, kullanıcılar zaten onun içinde çalışabilirler. başlangıçta biraz karışık, bu yüzden bazı belirli yapılarımız var, onların düzenini sağlamaktan sorumludur.

Birkaç kez Knowledge Base 2.0 sürümünü yayınlıyor ve hala yeni başlıyoruz. Mükemmel bir şekilde içerdikleri ve standartlaştırılmış bir wiki durumundan uzak yerlerde bulunanlar ki, tüm kullanıcıları (deneyime kullanmaya) onu ezberlemiş olsun.

Knowledge base'in organik olarak, kullanıcılarınız tarafından yavaş yavaş ürününe dağıtım. Bu, kullanıcılarımızın anlamak için zorluk çekmelerini gereken bir sistem aylarca hazırlamaktan daha iyi bir şekilde benimsenmesine yol çiçekler.

Tavsiyemiz, Kullanıcıların nasıl kullandıklarını yakından gözlemlemek ve uygulama sayfaları, tipografi kuralları gibi daha kesin organizasyonel ortamları tavsiye etmek için küçük artımlı bilgi atmaktır. Kuruluşunuzun iyiliği için Knowledge Base'in görünümü biraz karmaşıklaştıran her adım, herkesin nasıl faydalandığının bir anlatımıyla birlikte olmalıdır.

SONUÇ

Easy Software olarak, geçiş ve uygulama işlemini tamamladık ve şimdi sıranızda. Yukarıdaki verileri takip ederek ve ilham alarak, herhangi bir şirketin benzersiz özelliklerini göz önünde bulundurarak ve koruyarak tutan yeni bir Knowledge Base 2.0 uygulayabilir.

Ücretsiz giriş