Yardım Masası e-postalarının teslim edilebilirliğini sağlama: DMARC zorluklarının üstesinden nasıl gelinir?

E-posta doğrulama sıkılaştırma

Ana özelliklerinden biri Yardım Masası Easy Redmine'deki biletler aracılığıyla müşterilerinizle e-posta iletişimidir. Easy Cloud uygulamalarında e-posta iletişimine ilişkin kısım, Easy Software'in SMTP sunucuları tarafından yönetilmektedir. İşte burada bir çatışma çıkabilir...

adlı popüler bir e-posta doğrulama mekanizması DMARC, birçok şirkette ve e-posta hizmetinde (haklı olarak) yaygın olarak uygulanmaktadır. Bu mekanizma (diğerleri arasında) gelen e-postanın sahte olup olmadığını kontrol eder. Bazı Yardım Masası özellikleri, posta sahtekarlığı kullanır (istenmeyen e-posta göndermek için değil, müşterilerinizle düzenli iletişim için).

DMARC zorluklarının üstesinden gelme örneği

Uygulama, http://mycompany.easyredmine.com adresindeki Easy Cloud'da çalışır. Bu Bulut uygulaması, posta bildirimleri için Kolay SMTP sunucusunu kullanır smtp2.easyredmine.com. Uygulamada destek temsilcisi olarak çalışan bir kullanıcı var - marky.mark@mycompany.com. Yardım masası şu şekilde yapılandırılır:

Marky, Yardım Masası aracılığıyla bir müşteriye mesaj yazacak. Yukarıdaki ayara bağlı olarak, otomatik olarak gönderen olarak girilir.

Julia'nın alıcı e-posta sunucusunda DMARC doğrulaması var. SMTP sunucusunu (smtp2.easyredmine.com) ve ilan edilen posta göndericisini (marky.mark@mycompany.com) karşılaştırır. Bu iki alan adı farklı olduğu için e-posta güvensiz kabul edilir, DMARC e-postayı engeller Julia'ya ulaşmadan önce (ve cevapsız kalır).

Bu ne anlama gelir? Gmail gibi ücretsiz e-posta hizmetlerinde DMARC zaten etkindir. Ayrıca giderek daha fazla şirket yavaş yavaş DMARC'yi uyguluyor. Sonuç olarak, Buluttaki Easy Redmine Yardım Masanızdan gelen bazı e-postalar müşterilerinize ulaşmayabilir.

Easy Cloud'da nasıl çözülür?

Hızlı çözümler de var, uzun vadeli çözümler de.

1. En Hızlı - Yardım Masası ayarını değiştirin

Diğer >> Yardım masası >> Yardım masası ayarlarına gidin ve posta göndericisini "Posta bildiriminden varsayılan" olarak değiştirin

Ardından, Yönetim >> Ayarlar >> E-posta bildirimleri'ne gidin - Bildirim e-posta adresi (FROM). Adres @notifications.easysoftware.com şeklinde olmalıdır. Bildirim adresini zaten özel bir etki alanı olarak değiştirdiyseniz, bir sonraki çözüme geçin.

2. Basit ve kararlı - Gönderici Politikası Çerçevesini (SPF) yapılandırın

Şununla ekleme: SPF çaba ve ödül açısından en etkili çözümdür. Bunu daha önce hakkında bilgi veren bir makalede anlatmıştık. Buluttan e-posta bildirimleri.

Yukarıdaki örneğimize göre, SPF kaydınıza şunları eklersiniz:

include:spf.mailing.easy.cz

Bu pratik olarak Easy Cloud SMTP'nin şüpheli olarak değerlendirilmeden etki alanınızı bir e-posta göndericisi olarak koymasına olanak tanır. Sonuç olarak, müşteriniz Julia'nın (bizim örneğimizden) DMARC'si, Yardım Masası'ndan (Marky) gelen e-postayı kabul edecektir.

3. Nihai çözüm - kendi SMTP'niz

Bulut uygulamanız SMTP sunucunuzu kullanıyorsa izin verilen etki alanlarında çakışma yaşanmaz. Birden fazla alan adından oluşan bir dizi kullandığınızda hepsine izin verilmesi yardımcı olacaktır.

Easy Cloud'da SMTP'ye sahip olmak mümkündür ancak mevcut çözümler arasında en karmaşık olanıdır. Otomatik uygulama güncelleme teslimi gibi bazı sınırlamalara sahip olabilir.

Sunucu çözümünde (şirket içi) bu sorun nasıl çözülür?

Özetlemek gerekirse, sunucunuzdaki çözüm zaten kendi SMTP'nizi yapılandırmanızı gerektiriyor. Bu nedenle, büyük olasılıkla bu sorundan zaten kaçınmışsınızdır. Bu durumda SPF kayıtlarınızın ilgili tüm alan adlarınıza izin verildiğini doğrulamak isteyebilirsiniz.

Sonuç

BT sektöründe sürekli sıkılaşan güvenlik standartları nedeniyle, Easy uygulamaları için, özellikle de Easy Redmine Cloud'daki Yardım Masası aracılığıyla e-posta iletişiminde önemli etkiler vardır. Kritik yönlerden biri, Easy Cloud uygulamalarında Easy Software'in SMTP sunucuları aracılığıyla e-posta iletişimini yönetmektir ve bu da çakışmalara yol açabilir. Önemli bir mekanizma olan DMARC, e-postaları doğrulamak ve sahteciliği önlemek ve gelen e-postaların orijinalliğini sağlamak için şirketler ve e-posta hizmetleri tarafından giderek daha fazla benimseniyor. 

Easy Cloud'da DMARC ile ilgili e-posta dağıtım sorunlarını çözmek için çeşitli çözümler mevcuttur. En hızlı düzeltme, Yardım Masası ayarlarını posta göndereni değiştirecek şekilde ayarlamayı ve bildirim e-posta adresini buna göre yapılandırmayı içerir. Daha istikrarlı bir çözüm, SPF kayıtlarını Easy Cloud SMTP sunucu etki alanını içerecek şekilde güncelleyerek, e-postaların DMARC sistemleri tarafından kabul edilmesine olanak tanıyarak Sender Policy Framework'ü (SPF) uygulamaktır. Daha kapsamlı bir yaklaşım için, Easy Cloud'da kendi SMTP sunucunuzu kullanmak, etki alanı çakışmalarını ortadan kaldırabilir ve otomatik uygulama güncelleme teslimi zorlukları gibi ek karmaşıklık ve olası sınırlamalara rağmen sorunsuz e-posta teslimatı sağlayabilir.