Gli errori più comuni quando si avvia un nuovo progetto.

Perché i project manager e i team sottovalutano la fase di iniziazione del progetto?

Non è che i project manager siano pigri o inconsistenti. (Sì, può anche succedere, ma crediamo che tu stia cercando di diventare un TOP player.) La cosa è che la maggior parte dei PM sperimenta una situazione di "saltare da un progetto all'altro". Se non hai avuto tempo di chiudere la "porta mentale" dietro il progetto che hai appena consegnato, MENTRE sei già sotto pressione per avviarne un altro, probabilmente fallirai - o almeno commetterai errori e prenderai decisioni sbagliate. Pertanto, prima di iniziare a gestire il tuo nuovo grande progetto, chiedi del tempo extra per prepararti e poi continua passo dopo passo seguendo i nostri consigli.

"Meglio prendere uno o due giorni in più per iniziare
un nuovo progetto - così puoi abbracciarlo
sia praticamente che mentalmente."

Prima del kick-off

C'è del lavoro che deve essere fatto prima di comunicare un nuovo progetto al tuo team. Innanzitutto, inizia parlando con il tuo cliente e gli stakeholder sui seguenti argomenti. Crea una nuova mappa mentale per scrivere tutte le informazioni, le note e le idee in una struttura logica, in modo da averle tutte in un unico posto, il che è essenziale per la loro successiva valutazione.

• Cosa succede se questo progetto non si realizza?
  
  Certo, potresti chiederlo in modo più educato: "Qual è lo scopo del progetto?" Ma hai bisogno di più - per spingere il tuo cliente a pensare più in profondità sull'impatto e lo scopo reale del progetto. Pertanto, "Come aiuta questo progetto a rendere la tua strategia di successo?" è una domanda molto migliore. Ti sorprenderesti di quanto spesso domande come queste cambiano il brief stesso alla fine!

• Una storia vera: Un'azienda di prodotti lattiero-caseari ha contattato un'agenzia pubblicitaria per ideare una nuova campagna pubblicitaria per aumentare le vendite. Dopo una serie di domande più approfondite da parte dell'agenzia e diverse riunioni, l'intero approccio alla richiesta è cambiato. Il problema non era la mancanza di pubblicità, ma semplicemente i vasetti di yogurt troppo grandi - era troppo cibo per i bambini, quindi non finivano mai tutto lo yogurt, il che poi infastidiva i genitori perché dovevano buttare via gli avanzi. La prima cosa da fare era quindi cambiare l'imballaggio dei prodotti dalla dimensione attuale a una più piccola. Una volta che il cliente ha accettato questo cambiamento, era il momento di creare una campagna pubblicitaria che comunicasse la dimensione più pratica del prodotto.

• Quanto denaro abbiamo per il progetto?
  
  Di nuovo, non si tratta solo dell'importo in sé. Cerca di scoprire se ci sono risorse extra (nel caso in cui tu proponga una soluzione speciale) o se il budget è fisso. Non avere paura di parlare anche di argomenti come la data di scadenza delle fatture, il modo di pagamento, le quote delle vendite extra, ecc. Apprezzerai le risposte una volta che gli stakeholder ti chiederanno la struttura di scomposizione dei costi e il flusso di cassa del tuo nuovo progetto.

• Quando dovrebbe essere consegnato il progetto?
  
  Cerca di ottenere dal tuo cliente la massima precisione possibile. "A ottobre" non è una risposta. Poiché probabilmente ci sono diversi progetti in corso nella tua azienda (e alcuni membri del team potrebbero lavorare su più di uno), dovrai adattare i tempi non solo alle richieste del tuo cliente, ma anche al portafoglio progetti attuale della tua azienda.

• Definisci il modo di comunicare
  
  Risparmia molto stress, sia per te che per il tuo cliente, definendo le persone o i team che comunicheranno insieme sui progressi del progetto. In questo modo, otterrai un feedback raccolto e strutturato invece di ricevere tonnellate di e-mail caotiche da persone diverse. Sii d'accordo nell'utilizzare il minor numero possibile di canali di comunicazione. Quando scegli il tuo software di gestione dei progetti, assicurati che abbia anche un'app che funzioni senza problemi con notifiche e-mail intelligenti.
  
  ÖNERİ: Per molti progetti (specialmente quelli di sviluppo digitale e software), è consigliabile lavorare in modo agile. In tal caso, approfitta di Saldırı o Kanban board. Puoi anche presentarlo al tuo cliente e spiegare il principio degli sprint.

Risultato? Dopo questa sessione pre-kick-off, sei pronto a definire il tuo triangolo di ferro composto dal budget, dallo scopo e dai vincoli di tempo. Fantastico, vero?

"Inizia un nuovo progetto due volte: a livello di PM-cliente
e poi con il tuo team."

Come iniziare il progetto con il tuo team

Ora che conosci le risposte del tuo cliente, puoi iniziare a lavorare sul progetto. Prenditi il tuo tempo, organize e coinvolgi il tuo team.

1. Crea il tuo team
   
   Per creare un team perfetto per il tuo progetto, devi prima verificare le capacità delle tue risorse. Ottieni una panoramica aggiornata delle attività in ritardo e dei problemi di allocazione delle ore. Considera le vacanze dei membri del team e il loro carico di lavoro effettivo. Se c'è un ruolo specifico che deve essere assunto, non esitare a assumere un professionista esterno all'azienda.
   
   neden: Un team completo basato sulle capacità di tempo + carico di lavoro, registrato nel tuo strumento di gestione del progetto.
   
   
   
2. Organizza la riunione di Kick-off
   
   Invita tutti coloro che lavoreranno sul progetto. Presenta i fatti che hai appreso dal tuo cliente e dai potere ai membri del tuo team di fare domande. Non essere deluso se non puoi rispondere a tutte le domande nonostante il tuo sforzo pre-kick-off. Al contrario, sii felice di apprendere delle lacune prima di cadere in esse!
   
   ÖNERİ: A seconda del progetto e del tuo rapporto con il cliente, puoi anche considerare di invitare il cliente alla riunione di kick-off.
   
   neden: Debrief con il cliente o continua con la struttura di scomposizione del lavoro.
   
   
   
3. Ottieni una panoramica di tutte le idee
   
   Se leggi regolarmente i nostri blog, avrai notato che spesso attiriamo l'attenzione dei nostri lettori sulla mappatura mentale. Usa lo strumento di Zihin haritalama per approfittare del fatto di avere l'intero team in una stanza - o in una chiamata. Scrivi tutto ciò che è possibile consegnare per l'intero progetto. In questo modo, crei un elenco di tutte le idee, e in seguito puoi dare priorità e trasferirne alcune alle attività.
   
   neden: Un elenco visivo di tutte le possibili attività, creato da tutti i membri del team che lavorano sul progetto.
   
   
   
4. Organizza le attività nel diagramma di Gantt
   
   Una volta che sai quali attività devono essere consegnate, puoi organizzarle nel periodo di tempo. Il modo più semplice per farlo è usando il trascinamento e il rilascio di Easy Gantt. Aggiungi milestone, sottotasks e relazioni tra le attività. Una volta pronto, puoi condividerlo con il tuo team in modo che tutti i membri possano vedere come il loro lavoro dipende e si relaziona.
   
   neden: Un'organizzazione visiva delle attività nel periodo di tempo.

“Se hai un tipo di progetto ricorrente,
risparmia tempo usando un modello di progetto. "

Sonuç

L'inizio del progetto determina l'intero progresso e la consegna finale. Per evitare gli errori più comuni all'inizio di un nuovo progetto, usa un set di strumenti che ti aiutino a integrare meglio il tuo team. Ma soprattutto, prenditi il tuo tempo con il cliente e raccogli informazioni dettagliate e approfondite sullo scopo del progetto e sulle aspettative ad esso collegate.