Най-честите грешки при стартиране на нов проект

Защо управляващите на проекти и екипите недооценяват фазата на иницииране на проекта?

Не е така, че управляващите на проекти са лениви или несистематични. (Да, това може да се случи, но ние вярваме, че вие целите да станете ТОП играч.) Най-често управляващите на проекти се озовават в ситуация на "скок от един проект на друг". Ако нямате време да затворите "мисловната врата" зад проекта, който вече сте доставили, ДОКАТО вече сте под налягане да започнете друг, най-вероятно ще провалите - или поне ще направите грешки и лоши решения. Затова преди да започнете да работите по новия си голям проект, поискайте допълнително време, за да се подготвите и след това продължавайте стъпка по стъпка според нашите съвети.

"По-добре вземете един или два дни повече, за да започнете
нов проект - така можете да го приемете
практически и мисловно."

Преди началото

Има някои неща, които трябва да бъдат свършени, преди да комуникирате нов проект на вашия екип. Първо, започнете като разговаряте с клиента и заинтересованите страни относно посочените по-долу теми. Създайте нова мисловна карта, за да запишете всички информации, бележки и идеи в логическа структура, така че да ги имате на едно място, което е от съществено значение за тяхното по-късно оценяване.

• Какво ще се случи, ако този проект никога не се случи?
  
  Разбира се, може да го попитате по-вежливо: „Каква е целта на проекта?“, но ви трябва повече - да накарате клиента да мисли по-дълбоко за реалното въздействие и целта на проекта. Поради това „Как този проект помага за постигането на вашата стратегия?“ е много по-добър въпрос. Ще се изненадате колко често въпроси като тези променят самия бриф в крайна сметка!

• Реална история: Компания за млечни продукти се свърза с рекламна агенция, за да измисли нова рекламна кампания, която да повиши продажбите. След поредица от по-дълбоки въпроси от агенцията и няколко дебрифинга, целият подход към заявката се промени. Проблемът не беше липсата на реклама, а просто твърде големите купи йогурт - това беше просто твърде много храна за децата, така че те никога не свършваха всичкия йогурт, което после дразнеше родителите, защото трябваше да изхвърлят останалото. Първото нещо, което трябваше да се направи, беше, следователно, да се промени опаковката на продуктите от текущия размер на по-малък. След като клиентът се съгласи с тази промяна, беше време да се създаде рекламна кампания, която да комуникира по-практичния размер на продукта.

• Колко пари имаме за проекта?
  
  Отново, не става само за сумата сама по себе си. Опитайте се да разберете дали има някои допълнителни ресурси (в случай че измислите специално решение) или бюджетът е фиксиран. Не се страхувайте да говорите и за теми като датата на плащане на фактурите, начинът на плащане, дяловете от допълнителните продажби и т.н. Ще оцените отговорите, когато заинтересованите страни ви попитат за Структура на разбиване на разходите и поток на пари на вашия нов проект.

• Кога трябва да бъде доставен проектът?
  
  Опитайте се да накарате клиента да бъде възможно най-точен. „През октомври“ не е отговор. Тъй като вероятно има няколко проекта, които се изпълняват във вашата компания (и някои от членовете на екипа може да работят по повече от един), ще трябва да настроите времето не само според желанието на клиента, но и според актуалния портфолио от проекти на вашата компания.

• Дефинирайте начина на комуникация
  
  Спестете си много стрес и на вашата, и на страната на клиента, дефинирайте лицата или екипите, които ще комуникират заедно за напредъка на проекта. По този начин получавате събрана и структурирана обратна връзка вместо да получавате тонове хаотични електронни писма от различни хора. Съгласете се да използвате възможно най-малко канали за комуникация. При избора на софтуер за управление на проекти, уверете се, че той също има плавно работещо приложение с умни електронни известия.
  
  СЪВЕТ: За много проекти (особено за тези за цифрово и софтуерно развитие) е препоръчително да работите по Agile. В този случай използвайте или Saldırı, veya Kanban дъска. Можете също да го представите на клиента и да обясните принципа на спринтовете.

Резултат?

Как да започнете проекта си със своя екип

Сега, когато знаете отговорите от клиента си, можете да започнете да работите по проекта. Вземете си време, организирайте се и включете екипа си.

1. Създайте своя екип
   
   За да създадете мечтания екип за проекта си, първо трябва да проверите капацитета на вашите ресурси. Получете текущ преглед на изтеклите задачи и проблеми с разпределението на часовете. Вземете предвид отпуските на членовете на екипа и тяхната актуална работна натовареност. Ако има специфична роля, която трябва да бъде заета, не се колебайте да наемете професионалист отвън компанията.
   
   Sonuç: Пълно покритие на екипа, базирано на капацитета за време + работа, записано във вашия PM инструмент.
   
   
   
2. Организирайте Kick-off срещата
   
   Поканете всички, които ще работят по проекта. Представете фактите, които сте научили от клиента си и дайте възможност на членовете на екипа да задават въпроси. Не се разочаровайте, ако не можете да отговорите на някои от тях, въпреки усилията си преди Kick-off срещата. Напротив, бъдете доволни, че сте научили за пропуските преди да паднете в тях!
   
   Tavsiye: В зависимост от проекта и вашата връзка с клиента, можете да разгледате възможността да поканите клиента си на Kick-off срещата.
   
   Sonuç: Дебрифинг с клиента или продължаване към Work Breakdown Structure.
   
   
   
3. Получете общ преглед на всички идеи
   
   Ако четете нашите блогове редовно, вероятно сте забелязали, че често насочваме вниманието на нашите читатели към küçük kartlar. Използвайте инструмента за Мисловни карти, за да се възползвате от факта, че целият екип е в една стая - или на един разговор. Запишете всичко, което е възможно да се изпълни в рамките на проекта. Така създавате списък с всички идеи, които по-късно можете да им придадете приоритет и да ги прехвърлите като задачи.
   
   Sonuç: Визуален списък на всички възможни задачи, създаден от всички членове на екипа, работещи по проекта.
   
   
   
4. Организирайте задачите в Gantt Chart
   
   Веднъж като знаете какви задачи трябва да бъдат изпълнени, можете да ги организирате в рамките на времето. Най-лесният начин да го направите е чрез използване на Easy Gantt с функцията Drag & Drop. Добавете вехи, подзадачи и връзки между задачите. Когато сте готови, можете да го споделите с екипа си, така че всички членове да могат да видят как работата им зависи и е свързана.
   
   Sonuç: Визуална организация на задачите в рамките на времето.

„Ако имате повтарящ се тип проект,
спестете време, като използвате шаблон за проект. "

Sonuç

Началото на проекта определя целия му напредък и крайната му доставка. За да избегнете най-често срещаните грешки в началото на нов проект, използвайте набор от инструменти, които ви помагат да включите по-