أكثر الأخطاء الشائعة عند بدء مشروع جديد
فكر في المشاكل التي كان عليك التعامل معها أثناء إدارة آخر مشروع لك. هل توافق على أن بعض هذه المشاكل كانت تتعلق بالمرحلة الأولية؟ إذا كان الأمر كذلك - وإذا كنت على وشك البدء في العمل على المشروع التالي - فلتكن هذه النصائح المجربة والممكنة هي دليلك لبدء مشروع جديد بالطريقة الصحيحة.
لماذا يقوم مديرو المشاريع والفرق بتقدير مرحلة البدء في المشروع بشكل غير صحيح؟
ليس أن مديرو المشاريع كسولون أو غير ثابتين. (نعم، يمكن أن يحدث ذلك أيضًا ولكننا نعتقد أنك تهدف إلى أن تصبح لاعبًا رئيسيًا.) الأمر هو أن معظم مديري المشاريع يعانون من حالة "القفز من مشروع إلى آخر". إذا لم يكن لديك وقت لإغلاق "الباب العقلي" وراء المشروع الذي قدمته للتو بينما أنت بالفعل تحت ضغط لبدء مشروع آخر، فمن المحتمل جدًا أن تفشل - أو على الأقل ترتكب أخطاء وتتخذ قرارات سيئة. لذلك، قبل أن تبدأ في تنفيذ مشروعك الضخم الجديد، اطلب بعض الوقت الإضافي للتجهيز ثم استمر خطوة بخطوة وفقًا لنصائحنا.
"افضل أن تأخذ يومًا أو يومين إضافيين للبدء في
مشروع جديد - حتى تتمكن من تبنيه
عمليًا وعقليًا."
قبل بدء المباراة
هناك بعض الأعمال التي يجب القيام بها قبل أن تعلن عن مشروع جديد لفريقك. أولاً وقبل كل شيء، ابدأ بـ التحدث مع عميلك وأصحاب المصلحة حول المواضيع المذكورة أدناه. أنشئ خريطة ذهنية جديدة لتدوين جميع المعلومات والملاحظات والأفكار في هيكل منطقي، حتى تكون لديك جميعها في مكان واحد وهو أمر ضروري لتقييمها لاحقًا.
- ماذا يحدث إذا لم يحدث هذا المشروع؟
بالتأكيد، يمكنك أن تسأل بأدب أكثر: "ما هو الغرض من المشروع؟" ولكنك تحتاج إلى المزيد - لدفع عميلك للتفكير بعمق حول الأثر الحقيقي والغرض من المشروع. لذلك، "كيف يساعد هذا المشروع في جعل استراتيجيتك ناجحة؟" هو سؤال أفضل بكثير. ستفاجأ من مدى تغيير مثل هذه الأسئلة للملخص نفسه في النهاية!
- قصة حقيقية: اتصلت شركة منتجات الألبان بوكالة إعلانات لتقديم حملة إعلانية جديدة لزيادة المبيعات. بعد سلسلة من الأسئلة العميقة من الوكالة وعدة جلسات توضيحية، تغيرت النهج بأكمله للطلب. لم يكن المشكلة في نقص الإعلانات ولكن في أكواب الزبادي الكبيرة جدًا - كانت كمية الطعام كبيرة جدًا للأطفال، لذلك لم ينهوا جميع الزبادي، مما أزعج الآباء والأمهات لأنهم اضطروا للتخلص من البقايا. لذا، كان أول شيء يجب فعله هو تغيير تغليف المنتجات من الحجم الحالي إلى حجم أصغر. بمجرد أن وافق العميل على هذا التغيير، حان الوقت لإنشاء حملة إعلانية تعبر عن الحجم الأكثر عملية للمنتج.
- كم من المال لدينا للمشروع؟
مرة أخرى، لا يتعلق الأمر فقط بالمبلغ نفسه. حاول معرفة ما إذا كان هناك بعض الموارد الإضافية (في حالة توصلك إلى حل خاص) أو ما إذا كان الميزانية ثابتة. لا تخف من التحدث أيضًا عن مواضيع مثل تاريخ استحقاق الفواتير، طريقة الدفع، حصص من المبيعات الإضافية، إلخ. ستقدر الإجابات عندما يسألك أصحاب المصلحة عن هيكل تفكيك التكاليف وتدفق النقدية لمشروعك الجديد.
- متى يجب تسليم المشروع؟
حاول أن تحصل من عميلك على أكبر قدر ممكن من الدقة. "في أكتوبر" ليس جوابًا. نظرًا لأنه على الأرجح يتم تنفيذ العديد من المشاريع في شركتك (وقد يعمل بعض أعضاء الفريق على أكثر من مشروع واحد)، ستضطر إلى ضبط التوقيت ليتناسب مع رغبة عميلك وأيضًا مع محفظة المشاريع الحالية لشركتك.
- حدد طريقة التواصل
وفر لنفسك الكثير من الضغط، ولكل منك ولعميلك، حدد الأشخاص أو الفرق الذين سيتواصلون معًا بشأن تقدم المشروع. بهذه الطريقة، ستحصل على ملاحظات مجمعة ومنظمة بدلاً من تلقي الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الفوضوية من أشخاص مختلفين. اتفق على استخدام أقل قدر ممكن من قنوات الاتصال. عند اختيار برنامج إدارة المشاريع الخاص بك، تأكد أيضًا من أنه يحتوي على تطبيق يعمل بسلاسة مع إشعارات البريد الإلكتروني الذكية.
danışma: بالنسبة للعديد من المشاريع (خاصة المشاريع الرقمية وتطوير البرمجيات)، من المستحسن العمل بروح الإبداع. في هذه الحالة، استفد من إماكيفية بدء المشروع مع فريقك
الآن عندما تعرف الإجابات من عميلك، يمكنك البدء في العمل على المشروع. خذها بسهولة، نظم نفسك، واجعل فريقك يشارك في العمل.
- بناء فريقك
لبناء فريق أحلامك للمشروع، يجب عليك أولاً التحقق من قدرات مواردك. احصل على نظرة عامة حالية على المهام المتأخرة ومشاكل تخصيص الساعات. اأخذ في الاعتبار إجازات أعضاء الفريق وحمل العمل الفعلي لديهم. إذا كان هناك دور محدد يحتاج إلى أخذه، لا تتردد في توظيف محترف من خارج الشركة.
Sonuç: فريق يغطي بالكامل بناءً على القدرات الزمنية + العمل، مسجل في أداة إدارة المشاريع الخاصة بك. - إعداد اجتماع الانطلاقة
ادع جميع الأشخاص الذين سيعملون على المشروع. قدم الحقائق التي تعلمتها من عميلك ومكن أعضاء فريقك من طرح الأسئلة. لا تحبط إذا لم تتمكن من الإجابة على بعضها على الرغم من جهودك قبل الانطلاقة. بل على العكس، افرح لمعرفة الثغرة قبل الوقوع فيها!
danışma: اعتمادًا على المشروع وعلاقتك مع العميل، يمكنك أيضًا النظر في دعوة عميلك إلى اجتماع الانطلاقة.
Sonuç: إجراء نقاش مع العميل أو الاستمرار في هيكل تفكيك العمل. - الحصول على نظرة عامة على جميع الأفكار
إذا كنت تقرأ مدوناتنا بانتظام، فمن المحتمل أنك لاحظت أننا غالبًا ما نوجه انتباه قرائنا إلى رسم الخرائط الذهنية. استخدم أداة رسم الخرائط الذهنية للاستفادة من وجود الفريق بأكمله في غرفة واحدة - أو في مكالمة واحدة. اكتب كل شيء يمكن تسليمه في المشروع بأكمله. بهذه الطريقة، تنشئ قائمة بجميع الأفكار الممكنة، وفي وقت لاحق يمكنك تحديد أولوياتها ونقل بعضها إلى المهام.
Sonuç: قائمة مرئية لجميع المهام الممكنة، التي تم إنشاؤها بواسطة جميع أعضاء الفريق العاملين على المشروع. - تنظيم المهام في جدول الجانت
بمجرد معرفة المهام التي يجب تسليمها، يمكنك تنظيمها في الإطار الزمني. أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام Easy Gantt بالسحب والإفلات. أضف الأحداث الرئيسية والمهام الفرعية والعلاقات بين المهام. بمجرد أن يكون جاهزًا، يمكنك مشاركته مع فريقك حتى يتمكن جميع الأعضاء من رؤية كيفية تعلق عملهم وارتباطه به.
Sonuç: تنظيم مرئي للمهام في الإطار الزمني.
"إذا كان لديك نوع متكرر من المشروع،
احفظ بعض الوقت عن طريق استخدام قالب المشروع - بناء فريقك
