Proje Bütçesi Planlarken Kaçınmanız Gereken Hatalar Nelerdir?

The proje bütçesi tüm maliyet tahminlerini kategoriler halinde düzenler ve ayrıca projenin birçok aşamasında oldukça yararlı olduğunu kanıtlayan tek bir belge halinde düzenler.

Bir proje bütçesi, haklı olarak, herhangi bir bütçenin en önemli unsurlarından biridir. Bu belge tek başına çoklu kararlar için bir temel olarak kullanılır ve bir projenin başarısını belirlemede önemli bir rol oynayabilir. Ayrıca, projenin performansını analiz etmek için düzenli aralıklarla ilerlemeyi ve maliyetleri ölçmek için kullanılan bir kontrol mekanizması olarak hizmet eder.

Bir proje bütçesi kullanır çoklu bilgi kaynakları bir iş kırılım yapısı, tarihsel bilgiler dahil, başlangıç ​​bütçesi, gerekli kaynaklar, etkinlik süresi tahminleri ve beklenen varyanslar.

 

Başarılı Bir Proje Bütçesi Nasıl Hazırlanır?

Bir proje bütçesinin rolünün ne kadar önemli olduğu düşünüldüğünde, proje bütçenizin gerçekçi ve mümkün olduğunca gerçeğe yakın olması önemlidir. Başarılı bir proje bütçesi hazırladığınızdan emin olmanın birçok yolu vardır.

 

1. Uygun Bir Teknik Belirleyin

Hazırlığa başlamadan önce proje bütçenize uygun bir teknik belirlemelisiniz. Projenizin türü, yapısı ve hedeflerine ilişkin analizinize bağlı olarak, analog tahmini, yukarıdan aşağıya tahmini ve / veya parametrik tahmini tercih edebilirsiniz. Bu tekniklerden biri belirli bir proje için daha iyi çalışabilirken, aynı teknik doğası gereği farklı olan başka bir proje için uygun olmayabilir. Sonuç olarak, proje bütçeniz için seçtiğiniz teknik, projenizle uyumlu olmalıdır.

 

2. Temel Performans Göstergeleri Geliştirin ve Tanımlayın

Bir proje bütçesi ancak onun kadar iyidir Anahtar Performans Göstergeleri (KPI). İyi tanımlanmış KPI'lar, proje bütçenizin unsurlarını izlemenizi ve ölçmenizi kolaylaştıracaktır. Projenizdeki uzmanlardan girdi alabilir ve buna göre ilgili KPI'leri geliştirebilirsiniz.

 

3. Geçmiş Verilerden ve Emsallerden Yararlanma

Önceden yapılan bütçeleme ve analizlerden yararlanarak ve bunlardan yararlanarak başlamak harika bir fikir olacaktır. Sadece önceki verilerde kullanılan teknikler, analizler ve bilgilerden ilham almakla kalmaz, aynı zamanda üzerinde çalıştığınız proje bütçesi için neleri yapmayacağınızı ve hangi hatalardan kaçınmanız gerektiğini de öğrenebilirsiniz.

 

4. Yedek Ayrıntı Yok

Bütçeyi daha gerçekçi ve doğru kılmak için, ilgili tüm ayrıntılar ve veriler dahil olmak üzere anahtardır. Herhangi bir potansiyel maliyeti gözden kaçırmadığınızdan ve en küçük maliyetleri bile dahil ettiğinizden emin olmalısınız çünkü bunlar gelecekte tüm bütçeyi etkileyecek kadar önemli olabilirler. Geleneksel olarak, Bütçenize daha fazla veri / bilgi eklemek, bütçenizi daha doğru hale getirir. Bununla birlikte, sadece uğruna, kendinizi kaptırmamak ve her bir alakasız bilgiyi dahil etmek de çok önemlidir. Nedeniyle kaynak ve zaman kısıtlamaları, neyi dahil edip neyi içermeyeceğinize karar vermek için güçlü bir yargıya sahip olmanız gerekir.

 

5. İnceleyin ve Tekrar Ziyaret Edin

Proje bütçeniz ne kadar doğru olursa olsun, yine de sapma eğilimi olan bir tahmindir. Tüm potansiyel faktörleri hesaba katmaya çalışsanız bile, proje bütçeniz bazı kaçınılmaz ve proje bütçenizi etkileyebilecek beklenmedik faktörler önemli ölçüde. Sonuç olarak, bütçenizi sık sık gözden geçirmek ve gözden geçirmek önemlidir ve bir tutarsızlık tespit ederseniz, uzlaşma sürecini başlatmak için ilgili paydaşa rapor edilmelidir.

 

Proje Bütçesi Planlarken Kaçınılması Gereken Hatalar

İşte planlarken kaçınmanız gerekenler ve proje bütçesi hazırlamakgerçekçi, doğru ve nihayetinde başarılı olması için.

 

1. Büyük Ölçüde Önceki Verilere Güvenmek

Önceki verileri kullanmak iyi bir uygulama olarak kabul edilirken, onu kullanmakla tamamen ona bağlı olmak arasında ince bir çizgi vardır. Büyük ölçüde önceki verilere güvenmek ve sapmaları, zaman değerini ve uygun çarpanlar sonuçta kötü tahmin ve yanlış proje bütçesine neden olur.

 

2. Kapsamın Doğru Tanımlanmaması

Bir projenin kapsamı önceden net bir şekilde tanımlanmalıdır, aksi takdirde düzeltici faaliyetin kendisiyle ilişkili pek çok menfaati olduğu projenin sonraki aşamalarında bütçeniz için sorunlara neden olabilir. Eksik bir kapsam tanımı, maliyet tahminleri proje bütçesinden atlanmak, bunun güvenilirliği ve doğruluğu konusunda büyük şüpheler doğurur.

 

3. Küçük Maliyetler

İyimser olmak iyi bir şey olsa da, sizi maliyetleri küçümsemeye ve gerçekçi olmayan tahminler sunmaya yönlendirebilir. Bir proje bütçesinin hazırlanması sırasında, sadece tahminleri düşürmek ve proje bütçenizin belirli sınırlara uymasına yardımcı olmak için maliyetleri hafife almak isteyebilirsiniz. Kısa vadede paçayı sıyırabilecek olsanız da, kesinlikle sizi rahatsız etmek için geri gelecek çünkü bütçe tahminleriniz hafife alınırsa ve yanlışsa, kendinizi projenin sonraki aşamalarında onaylanan ek fonları doldurmak için mücadele ederken bulacaksınız. başlangıçta hesaba katmadığınız boşluklar.

 

4. Kullanılabilirliği Fazla Hesaplamak

Bir proje bütçesi planlarken aklınızı kaçırabilecek başka bir şey de, proje üzerinde çalışan ekip üyelerinin müsait olmama durumunu hesaba katmanız gerekeceğidir. İdeal olarak, tüm ekibin gereken sürenin yüzde 100'ünde hazır olacağını tahmin etmek istersiniz ve bütçe tahminini buna göre yaparsınız. Süre 100% kullanılabilirliği kulağa çekici geliyorsa, gerçekte pratikte mümkün değildir ve ekip üyelerinin hem beklenen hem de beklenmedik kullanılamama durumlarını hesaba katmalı ve bu faktörü proje bütçenize dahil etmelisiniz.

 

5. Vergileri Faktör Etmeyi Unutmak

Küçük bir sorun gibi görünse de, arkasındaki sebep olabilir. önemli maliyet aşımları. Daha doğru bir bütçe hazırlamak için tüm tahminlerinizin ve tekliflerinizin vergileri hesaba kattığından emin olmalısınız.