Giriş
en

Dil

  • en
  • de
  • fr
  • es
  • br
  • ru
  • jp
  • kr

Makine çevirisi

  • bg
  • cs
  • dk
  • gr
  • hu
  • il
  • it
  • pl
  • se
  • tr

Kolay DMS - Doküman Yönetim Sistemi

Easy DMS - Doküman Yönetim Sistemi ile nasıl çalışılır

BT yöneticileri için bilgiler bulunabilir GitHub.
jenerik Redmine paket yüklenebilir okuyun.

Kolay DMS nedir
Kolay DMS temel özellikleri nelerdir
Nasıl eklenti yapılandırmak için
özel alanlar oluşturmak için nasıl
Belge etiketleme nasıl yapılandırılır
rolleri ve izinleri nasıl yapılandırılır
bir proje üzerinde kolay DMS etkinleştirmek için nasıl
Onay iş akışları nasıl yapılandırılır
Nasıl Kolay DMS modülü ile çalışmak
Kolay DMS ilgili faaliyetleri nasıl görüntülenir
WebDAV nasıl yapılandırılır
WebDAV sorunlarını giderme

 

Kolay DMS nedir

Easy DMS, belgeleri izlemek, yönetmek ve depolamak ve kağıdı azaltmak için kullanılan bir belge yönetim sistemidir. Farklı kullanıcılar tarafından oluşturulan ve değiştirilen çeşitli sürümlerin kaydını tutabilir (geçmiş izleme). Easy DMS, Easy Redmine için ayrı bir eklenti olarak mevcuttur. Mevcut Easy Redmine's Documents modülünün genişletilmesi amaçlanmaktadır. Easy DMS, standart web erişimine ek olarak belgelerinizi doğrudan dosya yöneticinizden (Windows Gezgini gibi) yönetebilmeniz için WebDAV işleviyle birlikte gelir. Easy DMS, belgelerle çalışması gereken tüm kullanıcılar tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır.

 

Kolay DMS temel özellikleri nelerdir

  • Dizin yapısı
  • Belge tarayıcıda / düzeltme geçmişi
  • dizinleri ve / veya belgeler için e-posta bildirimleri
  • Doküman kilitleme
  • upload / download Çoklu (tarayıcı bağlı sürükle / bırak)
  • zip ile çoklu indir
  • E-posta yoluyla gönderme doğrudan belge veya belge bağlantı
  • Yapılandırılabilir belge onay iş akışı
  • Belge erişim denetimi
  • Kolay Redmine aktivite besleme ile Entegrasyon
  • Hızlı içerik bağlantısı için Wiki makrolar
  • Tam okuma / yazma webdav işlevselliği
  • İsteğe bağlı belge içeriği tam arama
  • Belgeler ve dosyalar sembolik bağları
  • Belge etiketleme
  • Çöp Kutusu

 

Nasıl eklenti yapılandırmak için

Eklentiyi Diğer > Yönetim > Eklentiler'de yapılandırabilirsiniz. Eklenti yapılandırmasına, Yapılandır'a tıklayarak erişilebilir.

(Köşeli parantez içinde varsayılan değer) aşağıdaki gibi kullanılabilir seçenekler şunlardır:

  • Maksimum dosya indirme [0] Postayla indirilen veya e-postayla gönderilen maksimum dosya sayısını sınırlar. 0 sınırsız demektir.
  • Maksimum e-posta ek boyutu [0] E-posta ile gönderilebilecek maksimum dosya boyutunu sınırlar. 0 sınırsız demektir. Sayı MB cinsindendir.
  • Dosya saklama dizini [/ files / dmsf] Yüklenen dosyaların fiziksel olarak depolanacağı yer.
  • Fiziksel dosya silme [Hayır] Dosyaların web arayüzünde silindikten sonra fiziksel olarak silinip silinmediği.
  • Dosya varsayılan bildirimi [Devre dışı] Proje başına bildirimlerin ayarlanmasına izin verir.
  • Bildirilen alıcıları görüntüle [Devre dışı bırakıldı] Etkinleştirildiğinde, kullanıcı e-posta bildirimini gönderen tüm alıcılar hakkında bilgilendirilir.
  • Başlık formatı [''] - Bir doküman indirilirken kullanılan başlık formatı.
  • Eklenebilir gibi davran [Hayır] - Bu özellik, belgelerin görevlere eklenmesine olanak sağlar. Yeni / düzenle görev formu, belgeleri yüklemek için bir Sürükle ve Bırak alanı içerir.

    Aşağıdaki seçim "Proje tercihleri", DMS sekmesi altındaki proje ayarlarında yalnızca yukarıdaki onay kutusu eklenti yapılandırmasında işaretlendiğinde görünecektir.
  • Sütunlar - Ana belge görünümünde hangi sütunların görüneceğini seçebilirsiniz. (Tüm özel alanlar sütun olarak kullanılabilir)
  • Kimden - Dokümanları içeren e-postaların gönderildiği bir e-posta adresi.
  • Yanıtla - Dokümanlar e-posta ile gönderildiğinde, yanıtla alanı için bir e-posta adresi.
  • Sadece linkler - Sadece belgeler yerine link gönderin.
  • Belgeleri kilitli tutun - Belgeler onaylandığında kilitlenir.
  • WebDAV [Etkin] WebDAV, bir kez etkinleştirildiğinde http: //.../dmsf/webdav/ [proje tanımlayıcısı] 'da bulunabilir.
  • Webdav stratejisi [Salt okunur] Yöneticinin, WebDAV'ın son kullanıcılar için salt okunur veya salt okunur bir platform olup olmadığına karar vermesini sağlar.
  • Xapian veritabanlarını içeren dizin [files / dmsf_index] Xapian tam metin arama veritabanının konumu.
  • Stemming Language [türkçe] stemming için kullanılan bir dildir.
  • Kök strateji [Kök yok] Bu, sorgu ayrıştırıcısının kök algoritmayı nasıl uygulayacağını kontrol eder. Varsayılan değer şudur: STEM_NONE. Mümkün olan değerler:
    • STEM_NONE: Herhangi kaynaklanan yapmayın.
    • STEM_SOME: harfle başlar, ya da bazı karakterler tarafından takip edilmektedir, ya da konumsal bilgi mi operatörleri ile kullanıldığı hariç terimlerin saplı formları arayın. Saplı terimler 'Z' ile başlamaktadır.
    • STEM_ALL: Tüm kelimeleri saplı formları için arama (not: hayır 'Z' öneki eklenir).
    • kaynaklanan algoritması sadece olasılık alanlarda kelime uygulanır unutmayın - boolean filtre terimleri kaynaklandığını asla.

 

özel alanlar oluşturmak için nasıl

Belgelere ve klasörlere özel alanlar uygulanabilir. Kolay Redmine Yönetiminde bir öğe Özel alanı vardır. Komut araç çubuğundan Yeni özel alan seçilirse, kullanılabilir yeni bir Easy DMS türü vardır. Ardından, yeni özel alan parametrelerinin belirtilebileceği ortak bir Yeni özel alan formu vardır.

 

Belge etiketleme nasıl yapılandırılır

Belge etiketleme özelliğini kullanmak için, gereksinimlerinize göre belirtilen olası değerleri içeren bir liste olarak Etiket adında yeni bir DMS özel alanı ekleyelim.

Özel alan kaydedildiğinde, yeni belge ya da yeni revizyon yüklerken düzenleme modunda bulursunuz. Sadece etiketin uygun değerini seçin ve kaydedin.

 

rolleri ve izinleri nasıl yapılandırılır

Roller ve izinler Diğer> Yönetim> Roller ve izinler altında yapılandırılabilir. Easy DMS ile ilgili mevcut izinler aşağıdaki gibidir:

  • DMS dosya revizyon erişimlerini görüntüle
  • DMS dosya revizyonları görüntüle
  • belgeleri tarayın
  • Kullanıcı tercihleri ​​DMS sekmesi proje ayarlarında etkinleştirilir
  • Belgeleri görüntüleme Belgeler indirilebilir, e-postayla gönderilebilir, kopyalanabilir ve taşınabilir. Onay iş akışı var.
  • Klasör işleme Klasörler oluşturulabilir, silinebilir, düzenlenebilir, kilitlenebilir, kilit açılabilir. E-posta bildirimi açılabilir / kapatılabilir.
  • Dosya manipülasyonu Dokümanlar yüklenebilir, kilitlenebilir, kilidi açılabilir. E-posta bildirimi açılabilir / kapatılabilir. Onay iş akışları uygulanabilir. Sembolik linkler oluşturulabilir / silinebilir.
  • Belgeleri silme Çöp kutusuna girmenize ve belgeleri silmenize / geri yüklemenize olanak sağlar.
  • Dosya kilidini açmaya zorlama Bir üyenin başkası tarafından kilitlenmiş bir belgenin kilidini açmasına izin verilir.
  • Dosya onayı Belge onayı iş akışı onaylamasını etkinleştirin / devre dışı bırakın.
  • İş akışlarını yönetme Proje ayarlarında Onay iş akışı sekmesi etkindir. Üyelerin projenin onay iş akışlarını tanımlamasına izin verilir.

 

bir proje üzerinde kolay DMS etkinleştirmek için nasıl

Easy DMS'yi bir projede kullanılabilir hale getirmek için Modüller sekmesinde ilgili modülü kontrol etmiş olmam gerekiyor. Bunu yapmak için, belirli projenin Ayarlar> Modüller'e gidin> "Kolay DMS" onay kutusunu işaretleyin ve Kaydet'e tıklayın. Hemen sonra, Easy DMS ve Approval iş akışları sekmeleri, aşağıda gösterildiği gibi belirli bir projenin üst menüsünde görünecektir. İlgili izinlere sahip her proje üyesi, projenin DMS belgeleri ve klasörleriyle ilgili e-posta bildirimlerini ayarlayabilir.

 

Onay iş akışları nasıl yapılandırılır

Bu ayarlar, proje yöneticilerinin onay iş akışlarını tanımlamasına olanak tanır. Easy DMS'nin bir parçası olarak onay iş akışı özelliği, kullanıcıların belge onayı için bir onay zinciri oluşturmasına olanak tanır. Onay iş akışı, mantıksal bir adla ve atanan kullanıcılar tarafından tanımlanır - belirli bir bağımlılıkla belirli bir sırayı onaylar. Her onay iş akışı, bir veya daha fazla onay adımından oluşur. Her onay adımı bir veya daha fazla onaylayıcıyı ve bunların bağımlılığını içerir. Bu, AND veya OR bağımlılığına sahip yeni bir kullanıcı atayabileceğimiz anlamına gelir. Bu nedenle, bir sonraki onay adımına geçmek için onaylayanlardan biri veya tümü tarafından onay alınması gerekir. Sonuç olarak seri veya paralel iş akışını bu şekilde tanımlayabiliyoruz.

Onay iş akışları hem genel hem de proje düzeyinde yapılandırılabilir. Global düzey ayarları Diğer> Yönetim> Onay iş akışlarında mevcuttur. Aşağıda gösterildiği gibi, tüm projelerde mevcut olan global onay iş akışları tanımlanabilir. Proje düzeyi ayarları, daha önce açıklandığı gibi Easy DMS modülünün etkinleştirildiği belirli bir projedeki ilgili sekmede mevcuttur.

Yeni bir onay iş akışı oluşturmak için sağ üst köşedeki ilgili düğmeye tıklayın. Ardından, yeni onay wokflowunun adını girmeniz beklenir. Zaten bazı onay iş akışları oluşturduysanız, açılır menüdeki "İş akışını şuradan kopyala" seçeneğinden birini seçerek yenisine kopyalayabilirsiniz.

Her şey doldurulduğunda, Oluştur düğmesine tıklayın. İş akışı listesinde yeni oluşturulan iş akışı görünür. İş akışı adını değiştirmek veya iş akışı adımlarını tanımlamak için iş akışı adına tıklayın. Ardından iş akışı güncelleme formu görüntülenir. Formun üst kısmında iş akışı adını güncelleyebilirsiniz. Adı orada düzenleyin ve Kaydet düğmesine tıklayın.

 

Yeni adım düğmesini kullanarak bir veya daha fazla onay seçebilirsiniz ve VE veya VEYA düğmesine tıklayarak sonuna kadar yeni bir onay adımı veya listeden varolan bir adıma varolan bir adımı seçersiniz.

Örnekler

Tek onaylayan ile yeni bir adım ekleme

  1. Listeden bir kullanıcı seçin.
  2. Adım değeri varsayılan değerinde kalır Yeni adım.
  3. ADD butonuna tıklayarak yeni bir onay adımı ekleyin.

Birden fazla onaylayan olan yeni bir adım eklenmesi

  1. Listeden iki ya da daha fazla kullanıcı seçin.
  2. Adım değeri varsayılan değerinde kalır Yeni adım.
  3. Adımdaki onaylayanların ilişkisine bağlı olarak VE veya VEYA düğmesine tıklayarak yeni bir adım ekleyin.

Mevcut bir aşamada bir sonraki onaylayan ekleme

  1. Listeden bir kullanıcı seçin.
  2. Step değerini, çıkmakta olan adımın numarasıyla değiştirin.
  3. Adımdaki yeni onaylayıcının ilişkisine bağlı olarak, VE veya VEYA düğmelerine tıklayarak yeni bir adım ekleyin.

Daha sonra onay adımlarından çıkılması adım onaylarının yanındaki ilgili simgelere tıklanarak kaldırılabilir veya yeniden sıralanabilir. İş akışının yalnızca her adım tamamlandığında onaylandığını unutmayın. Örneğin, OR operatörüne sahip iki onaylayıcıya sahip bir adımınız varsa, yalnızca bir onay gerekir. Aksine, her adım için bir onaylayıcı ile iki adımınız varsa, iki onay gereklidir.

Onay iş akışı kısıtlar

zaten kullanılan onay iş akışı silme etkilenen belgeleri son onay durumda kalmasını neden olur: onay, Onaylandı veya Reddedildi bekliyorum, Atanan ama bitmemiş bir iş akışında devam etmek mümkün değildir. Onay günlüğü de kullanılamaz. bitmemiş iş akışı ile belgeler kilitli kalır. Ya belgenin veya yeni bir revizyon yaratılmasıyla yeni bir sürümünü yükleyerek belgenin yeni bir revizyon oluşturmak için daha sonra ilk belgeyi açmak için gerekli olan belgeyi güncellemek için başka bir yolla iş akışı veya yeniden atama ve için belge ayrıntıları.

Belirli bir iş akışı adımlardan birini kaldırma durumunda, etkilenen belgeleri son onay durumunda kalır: Assigned, onay, Onaylandı veya Reddedildi bekliyorum. bitmemiş onay adımlar varsa, onay zincirinde devam etmek mümkündür. Eksik adım atlanır. Belge onay için bekleyen durumundadır ve sadece kaldırıldı adım son onay adımı ise, belge onayı bekleniyor durumunda kalır ve onaylama devam etmesi mümkün değildir.

ekleyerek veya belirli bir iş akışı bir veya daha fazla onay aşamaları reordering durumunda, etkilenen belgeleri son onay durumunda kalır: Assigned, onay, Onaylandı veya Reddedildi bekliyorum. eklenen adımlar zaten atanmış iş akışları dahil ve bu nedenle atanan onay iş akışlarına üzerinde herhangi bir etkisi yoktur vardır. güncellenmiş iş akışı güncellemesinden sonra atanan iş akışı ile belgeler ile yansıtılır.

 

Nasıl Kolay DMS modülü ile çalışmak

evraklar

Belgeler modülü, bir projeyle ilgili tüm belgeleri tek bir yerde, klasörler halinde saklamanızı sağlar. Belgeler modülünü, projenin Ayarlar → Modüller sekmesine giderek açabilirsiniz. Belge Yönetim Sistemi Özelliği olan DMS öğesinin önündeki onay kutusunu işaretleyin.

Klasör ve dosyalar ekranın üst kısmında ağaç ve ekranın alt kısmında dosya yükleme için bir alan: ekranında, iki büyük alanları bulmak.

Belgeler yönetimi

Dokümanlar, konu içerisinde kolay yönlendirme sağlayacak bir yapıya sahip olması gereken klasörlerde saklanır. DMS dizin yapısı, belgelerin bir klasörden diğerine veya bir alt klasörden başka bir ana klasöre kolay ve hızlı bir şekilde sürüklenmesi için sürükle ve bırak işlevini destekler.

Yeni dosya

Sağ üst köşedeki "Klasör oluştur" düğmesine tıklayarak yeni bir klasör oluşturabilirsiniz. Bu sizi aşağıdaki ekrana götürür:

Yeni klasör, klasör ağacındaki mevcut konumun bir alt klasörü olarak oluşturulacaktır. Yeni klasör için bir başlık girin. Başlıklar, listeler, web sayfalarına bağlantılar, belgeler vb. Gibi çeşitli metin biçimlendirme türlerini kullanarak bir klasör açıklaması ekleyebilirsiniz. Son olarak, yalnızca o klasöre erişim verilecek kullanıcı rollerini seçebilirsiniz. Ayarlardan memnunsanız, Kaydet düğmesine tıklayın.

Mevcut bir klasör kopyalanarak yeni bir klasör de oluşturulabilir. Bir klasör listesi görüntüleyin ve kopyalanacak bir klasör seçin. Bu klasörün sağ menüsünde (veya sağ tıklayarak) Kopyala / Taşı'yı seçin.

Hedef projeyi ve Hedef klasörü seçin. Kopyala düğmesini tıklayın.

Klasör izinleri

Yeni klasör formunda veya daha sonra düzenleme formunda ekstra klasör izinleri belirleyebilirsiniz. Rolleri ve üyeleri seçerek, klasöre erişimi kontrol edebilirsiniz.

klasörlerin listesi

Klasör listesinin her satırı içerir:

  • klasör adı
  • yaratma tarihi, yazar
  • Klasör düzenleme araçları
  • olasılık Bir klasörü silmek için
  • bildirim bayrağı

Düzenleme aracı, yeni bir klasör oluşturmak için kullanılanla aynı formu kullanır. Klasör başlığını ve açıklamasını buradan değiştirebilirsiniz. Klasörleri alfabetik veya ters alfabetik sıraya göre sıralayabilirsiniz. Bunu, sütun adının sağındaki ok işaretine tıklayarak (sıralanmamış, alfabetik sıra, ters alfabetik sıra) başarabilirsiniz.

Belge yönetimi araçları

Bir DMS klasöründeki belirli bir belgeye sağ tıklandığında, aşağıdaki seçenekleri içeren bir bağlam menüsü görüntülenir: Düzenle, Kopyala / Taşı, Bağlan, Kilitle, Bildirimleri aç, Atama, İndir, E-posta, İçeriği düzenle, Sil. Belgeyi gerçek zamanlı olarak çevrimiçi düzenlemek için, özellik diğer ofis uygulamalarıyla (LibreOffice dahil) uyumlu olmadığından Microsoft Office'in kurulu olması gerekir.

Süzme

Klasörün adının ne olduğundan emin değilseniz, bir anahtar kelime uygulamayı deneyebilirsiniz. Sağ üst köşede bulunan Filtre alanına gidin ve anahtar kelimeyi yazmaya başlayın.

Sadece harfler verilen dizisini içeren başlıklara sahip bu klasörler görüntülenir. Yazmaya devam ettikçe, daha az klasörleri kalır.

Etiketleme

etiketler önceden tanımlanmış bir listesi vardır. Listeden bir etiket seçerseniz, sadece o etiketi ile işaretlenmiş belgeleri ve klasörleri orada görüntülenir. etiket filtresi temizlemek için sadece listedeki boş öğeyi seçin yine tüm belge ve klasörleri görüntülemek için.

İndir

"Eğitim" adlı bir klasörün tüm içeriğini indirmek istediğinizi varsayalım. Klasör başlığının önündeki onay kutusunu işaretleyin ve ardından İndir düğmesine tıklayın (sağ fare düğmesiyle veya klasör satırının sonundaki menü üzerinden çağrılabilir): Klasörün tüm içeriği tek bir dosyaya sıkıştırılacaktır. dosya ve sabit sürücünüze kaydedilir.

E-posta

Klasör içeriğini ortağınıza e-posta ile gönderebilirsiniz. Klasör başlığının önündeki onay kutusunu işaretleyin ve ardından E-posta düğmesini tıklayın. Klasörün tüm içeriği tek bir dosyada sıkıştırılır. Alıcının e-posta adresini, konusunu girmeniz istenecek ve ne gönderdiğinizi açıklayan bir metin ekleyebilirsiniz. Sıkıştırılmış dosyalar otomatik olarak dahil edilir. Ancak, bir klasörün tüm içeriğini gönderirken dikkatli olun; çünkü boyutu e-posta sınırlarını aşabilir ve e-postanız gönderilmeyebilir!

Göndermeden önce Documents.zip URL bağlantısına tıklayarak eki kontrol edebilirsiniz. Yalnızca onay kutusu bağlantıları işaretlenirse, ekli belgelerin URL bağlantıları bunun yerine e-posta gövdesine eklenir.

Klasörü sil

Sağ menüdeki Sil düğmesine tıklayarak (veya sağ tıklayarak) bir klasörü silebilirsiniz. Bir defada daha fazla klasör silmek için, klasör başlıklarının önündeki onay kutularını işaretleyin, ardından içerik menüsündeki Sil düğmesini tıklayın (sağ tıklayarak). Belgelerin olduğu bir klasörü, yani boş olmayan bir klasörü silmek de mümkündür. Belgelerin olduğu bir klasörü, yani boş olmayan bir klasörü silmek de mümkündür.

belgeleri ekleyin

Eğer klasör yapısı kurduktan sonra, dosyaların ile doldurmaya başlayabilirsiniz. Sen, elbette, her zaman sonra yeni bir klasör ekleyebilirsiniz.

Yeni dosyalar iki şekilde eklenebilir:

  1. sürükle ve bırak yöntemini kullanarak - eklemek istediğiniz dosyaları Upload adlı alana sürükleyip bırakın; yalnızca boyutu <100MB olan dosyalar için; Internet Explorer için çalışmaz, listeye eklemek yerine belgeyi açar
  2. sağ üst köşede bulunan "Yeni dosya" düğmesini tıklayın, ardından dosyaya göz atın

Hepiniz hazır-eklenecek dosyaların bir listesini görebilirsiniz. Her satır içerir:

  • Dosyanın adı
  • durum
  • dosya boyutu
  • olasılık listeden dosyayı kaldırmak için

Bir yükleme içinde en fazla 20 dosya ekleyebilirsiniz. 2GB üzerindeki dosyalar için bir 64b tarayıcısına sahip olmanız gerekir. 64b tarayıcınız yoksa, ZIP veya RAR gibi bir arşivleme aracı kullanın ve sıkıştırın ve yüklemeden önce orijinal dosyanızı daha küçük arşivlere bölün. Tüm dosyalar klasöre yüklenmeye hazır olduğunda, Yüklemeyi Başlat düğmesini tıklayın. Yükleme durumunun değiştiğini göreceksiniz. Gerekirse, Yüklemeyi Durdur düğmesini tıklatarak yüklemeyi durdurabilirsiniz.

Sen yukarı ve aşağı alt çizgiyi sürükleyerek alan boyutunu ayarlayabilirsiniz.

Dosyalar yüklendikten zaman, benzer bir ekran görünür:

Burada dosya başlığını değiştirebilir, açıklama ve yorum ekleyebilir ve uygun bir sürüm atayabilirsiniz. Önceden tanımlanmış listeden ilgili bir etiketi de seçebilirsiniz. Memnun kaldığınızda, Kaydet düğmesine tıklayın. Geçerli klasörde aynı dosya adına sahip bir belge zaten mevcutsa, size otomatik olarak belgenin yeni bir revizyonu sunulur.

Belge adlarında geçersiz karakterler: '\ [\] \ / \ \ \? ": <> #% \ * '

Maksimum belge ek boyutu, Diğer »Yönetim» Ayarlar »Dosyalar» Maksimum ek boyutu menüsünde maksimum ek boyutu ayarlanarak sınırlandırılır.

Belgeler bağlantılar

Başka bir belge veya klasör aynı veya aynı ya da başka bir projenin başka bir klasöre bir bağlantı oluşturmak mümkün bulunmaktadır. Bağlantılar hedef belge veya klasörün üzerinde doğrudan faaliyet gibi davranırlar. Bu bir bağlantı indirmek veya e-posta ise, başvurulan dosya kullanıcıya gönderilen Yani örneğin.

Hedef belge kaldırıldı veya kullanıcı mevcut linkleri ve bu bağlantılarla ilgili uyarmak olacaktır hareket olacak ise otomatik olarak silinecektir.

Başka bir dosya veya klasörü geçerli konumda bir bağlantı oluşturmak

Belge veya klasör ayrıntıları formunda komut araç çubuğunda "Bağlantıdan" komutu vardır. Bu simgeye tıkladıktan sonra yeni bir form Yeni belge bağlantısı belirir. Kullanıcının bir kaynak proje, klasör seçmesi ve isteğe bağlı olarak oluşturulmakta olan bağlantının hedefi olarak belgelenmesi bekleniyor.

İç

DMS nesnelere bağlantılar oluşturmak için izin verin.

dış

kendi URL kullanarak dış nesneye bağlantılar oluşturmak için izin verin.

başka bir klasöre geçerli dosya veya klasörün bir bağlantı oluşturun

Ana görünümün komut araç çubuğunda yeni bir "Link to" komutu olacak. Bu simgeye tıkladıktan sonra yeni bir form Yeni belge bağlantısı belirir. Kullanıcının sadece oluşturulmakta olan linkin yer alacağı bir hedef proje ve klasör seçmesi bekleniyor.

belgelerin listesi

Dosyalarınız klasörüne eklenir:

Dosya başlıklarını ve adlarını, boyutlarını, son değişiklik tarihini, sürümünü, iş akışı durumunu ve bunları kimin eklediğini (yazar) görürsünüz. Ayrıca, dosyaları kilitleyebilir veya silebilirsiniz. Bir belgenin hareketi, yazarı belgeyi taşıyan kullanıcı olan yeni bir revizyon oluşturur. Bu nedenle, belgenin yazarı son revizyona göre mevcut kullanıcı olarak değiştirilir.

Semboller ve anlamları:

    Dosya Ayrıntıları

    Diğer üyelerdeki değişiklikleri önlemek için kilitle

    Diğer üyeler için değişikliklere izin vermek için kilidi aç

    dosyayı sil

    bildirimler aktif değil: etkinleştir (yalnızca Proje Yöneticisi veya Yönetici)

    bildirimler aktif: devre dışı bırak (yalnızca Proje Yöneticisi veya Yönetici)

    onay iş akışı

Belge ayrıntıları

tıklarsanız sembol, Dosya hakkında detaylı bilgi sayfasına ulaşın.

Dosya geçmişi, onun sürümleri ve akışını görebilirsiniz. Karşılık gelen tıklatarak eski düzeltmeleri indirebilirsiniz işaret. Simgeye tıklayarak indirme ve e-posta girişlerini gösterebilir / gizleyebilirsiniz. Simgeye tıklayarak belirli bir revizyonu silebilirsiniz. Dosya kopyalanabilir veya başka bir klasöre taşınabilir ve hatta simgeye tıklayarak projelendirilebilir. Ardından bir hedef klasör ve proje seçmeniz beklenir. Dosya, karşılık gelen bir düğme Kopyala veya Taşı tıklanarak kopyalanır veya taşınır.

Bir proje yöneticisi olarak da, ve kaç kez bireysel sürümlerini indirildikten ilgili istatistikleri görmek.

Sayfanın üstündeki Yeni Revizyon başlığının yanındaki artı + işaretini tıklayarak yeni revizyon ekleyebilirsiniz. Aşağıdaki ekran görünür:

Sen başlık, açıklama değiştirmek ve yeni bir yorum ekleyebilirsiniz. Yeni bir dosya (Yeni içerik) eklerseniz, yeni bir sürümünü otomatik olarak atanacaktır. Bu olabilir ya küçük bir versiyonu (önceki sürüm x.1, yeni sürümü x.2 olacak olsaydı, genellikle belgedeki küçük değişiklikler için) önceki sürümü 1.x, eğer (veya bir ana sürüm genellikle belgedeki kapsamlı değişiklikler) için, yeni sürümü 2.0 olacak.

Tüm belge ayarlarını tamamladığınızda, Oluştur düğmesine tıklayın ve yeni bir revizyon eklenir.

Bildirimler

Proje Yöneticisi veya Yöneticinin her belge veya belge klasörü için bildirimleri etkinleştirmesi / devre dışı bırakması mümkündür. Bildirim bayrağı açıksa, belge durumu değiştikten sonra (oluşturma, değiştirme, onaylama) tüm e-posta alıcılarına bir bildirim e-postası gönderilir. E-posta alıcıları proje üyeleri listesinden alınır. Bireysel kullanıcıların e-posta bildirim ayarları dikkate alınır.

Bildirim bayrağı bir klasörde ayarlanmışsa, klasör alt hiyerarşisi içinde herhangi bir belge durumu değiştiğinde bildirim e-postaları gönderilir.

Kolay DMS ile ilgili tüm e-posta bildirimleri gerçekleştirilmesi planlanan projeler ve projeler için hem gönderilen unutmayın. Aksine, Kolay Redmine diğer kuruluşlara ilgili e-posta bildirimleri planlanan projeler için gönderilmez.

DMS'den e-posta bildirimlerini etkinleştirmek / devre dışı bırakmak için birkaç yol vardır:

  1. Eklenti ayarları - Eklenti ayarlarında, yeni oluşturulan dizinler için bildirimlerin etkinleştirilip etkinleştirilmeyeceğini belirleyebilirsiniz. Bu, Etkinleştirilen X Devre Dışı Bırakılmış olarak ayarlanabilecek "Dosya varsayılan bildirimleri" seçeneğidir.
  2. Proje ayarları - Proje ayarlarında Belgeler sekmesi var ve içinde bir seçenek var. Bildirimler: Varsayılan (değişiklik yok) X Aktif (Kapalıyken bile bildirim almak istiyorum) X Devre Dışı Bırakıldı onlar açık). Bu, oturum açmış olan proje üyesi için ayardır.
  3. Adres defteri ayarları - Her bir dizin için, bildirimleri etkinleştirmek için sırasıyla devre dışı bırakmak için bir simge vardır.
  4. Belge ayarları - Her belge için, bildirimleri etkinleştirmek için sırasıyla devre dışı bırakmak için bir simge vardır.
  5. Kullanıcı ayarları - Kullanıcı profilinde herkes hangi bildirimleri almak istediğini ayarlayabilir.

onay iş akışı

Onay iş akışı durumu, İş Akışı sütununda iş akışı durumuyla belirtilir. Başlangıç ​​durumu Yoktur, onay iş akışının atanmasından sonra durum Atandı olarak değiştirilir.

Zaten atanmış olan onay iş akışını başlatmak için içerik menüsünde Başlat düğmesine tıklayın.

iş akışı durumu söz konusu olduğunda orada sonraki onaylayanlarınızı listelenmektedir.

Onay iş akışı süreci

Sürecin kendisi açıkça Aşağıdaki şemada açıklanmıştır.

Ve şimdi adım adım:

1. Simgeye tıklayarak seçili belgeye mevcut bir onay iş akışı atayın:    

Sonra bir iş akışı atama form gözükecektir

Tüm proje ve global onay iş akışları seçilebilir. Bir iş akışı seçin ve Gönder düğmesine tıklayın. Seçilen iş akışı belgeye atanır.

2. Bir sonraki adımda, simgesine tıklayarak atanan iş akışı başlatılmalıdır:    

3. İş akışı başlatıldığında, belirli adımlardaki tüm onaylayanların onay vermesi beklenir. Tüm değişiklikleri önlemek için belge kilitlenir.

Geçerli onay adımın onaylayanlar biri iseniz, simge güçlü-tıklayın ve üzerine tıklayarak bir onay yapabilirsiniz olduğunu. Sonra onay formu görüntülenir:

Burada mevcut onay adımını onaylamak, reddetmek veya devretmek için üç seçeneğiniz vardır. Red veya delegasyon durumunda, “Notunuz…” metin alanına yorum yapmak zorundasınız. Heyete sadece projenin üyeleri sunulur. Kararınız Gönder düğmesine tıklayarak onaylanacaktır.

4. Belgeyi henüz onayladıysanız ve onay zincirinin son kişisiyseniz. Belge, onayınızın bir sonucu olarak onaylanmıştır. Durum "Onaylandı" olarak değiştirilir.

5. Belgeyi henüz reddettiyseniz. Onay zinciri derhal tamamlanır ve belge Reddedilir durumundadır.

6. Bunu onaylamak ve son onaylayan değilseniz veya başkasına onay temsilci, iş akışı onayı devam ediyor.

Giriş

Tüm iş akışı onayları depolanmaz ve günlük penceresinde mevcuttur. Sen iş akışı durumu metnini tıklayarak pencereyi açabilirsiniz:

Email bildirimleri

aşağıdaki gibi e-posta bildirimleri tabloya göre gönderilir:

Etkinlikler

Alıcı (lar)

onay iş akışı başlatılır

İlk aşamada her onaylayan

Bir onay iş akışı adımı sona

Bir sonraki adım ve iş akışı sahibinin tüm onaylayanlar

Belge onaylandı

Projenin tüm üyeleri

Belge reddedildi

iş akışının tüm katılımcılar ve iş akışı sahibi

Bir onay adımı delege edilmiş

temsilci

Bitiş tarihi ulaşıldı

henüz onaylanmamış olan verilen adımda tüm onaylayanlar. Bu bildirimler her iş günü öfke duymakta.

Çöp Kutusu

Belgeler veya klasörler bir kullanıcı tarafından silinirse, bunlar yalnızca Çöp Kutusuna taşınır ve yeniden Silinebilir veya Belgeleri Sil izni ile çöp kutusundan kesin olarak çıkarılabilir. Çöp kutusu, ana DMS menüsünden kullanılabilir. Çöp kutusunun kullanıcı arayüzü, komut simgeleri hariç belgeler görünümüne çok benzer. Bir klasörü veya belgeyi geri yüklemek ve silmek için yeni komut simgeleri, silinen klasörlerin yanında bir belgedir. Bir belge veya klasör Çöp Kutusundan silindiğinde geri dönüşü yoktur!

kişisel ayarlar

Her proje üyesi aşağıdaki gibi DMS modülü davranışını özelleştirmek için izin verilir:

İki seçenek vardır:

Bildirimler - Etkinleştirildi (varsayılan), Devre Dışı Bırakıldı - Devre dışı bırakılırsa, belgelerle ilgili e-posta bildirimleri almayacaksınız;

Başlık formatı - İndirilen belgelerin dosya adları, aşağıdaki etiketler kullanılarak oluşturulabilir:

% T - Belge başlığı

% D - Belge yüklendiği tarih

% V - belgelerin versiyonu

% I - belgenin kimlik numarası

% R - belgenin sürüm numarası

Hızlı bağlantılar - Seçilirse, belge bağlantısı oluştururken seçim listesinden belgeyi seçmek yerine bir belgenin kimliğini girmeniz beklenir.

Takılabilir olarak davran

            Dosyalar ve Belgeler - Sorunlara Dosya ve Belge ekleyebilirsiniz.

            dosyalar - Dosyaları yalnızca sorunlara ekleyebilirsiniz.

Bu özellik, belgelerin görevlere eklenmesine olanak sağlar. Yeni / düzenle görev formu, belgeleri yüklemek için bir Sürükle ve Bırak alanı içerir. Düğmeyi kullanarak mevcut belgeleri bağlamak da mümkündür Bağlantısından. Ekli belgeler, izinlere bağlı olarak kullanıcı arayüzünden görülebilen sistem klasörlerinde saklanır.

 

Kolay DMS ilgili faaliyetleri nasıl görüntülenir

Bir dosya revizyonu ile ilgili tüm değişiklikler faaliyetler olarak kaydedilir.

 

WebDAV nasıl yapılandırılır

Projenin belge modülü web klasörü olarak monte edilebilir. Takılı bir klasörde tam bir belge ve klasör yapısı daha sonra kullanılabilir. Bir kullanıcı, indirme gibi bir işlem yaptığında / Bir belgeyi yüklemek veya otomatik DMS kaydedilen yeni bir klasör oluşturma ve operasyon DMS web arayüzü yapılması gibi aynı etkiye sahiptir.

MS Windows sistem açık Belgeler bir proje belgelerini monte sağ ağacında Bilgisayar öğesine tıklayın ve Montaj ağ sürücüsünü seçmek için. Dolgu aşağıdaki biçimde proje dokümanları modülünün URL:

https://[your domain]/dmsf/webdav/[project identifier]

Bir sonraki adımda giriş istedi ve proje belgeleri ile yeni bir klasör görünür başarılı bir giriş durumunda olan.

 

WebDAV sorunlarını giderme

WebDAV protokolünün ağ konumlarına erişmek için kullanılan bir standart olmasına rağmen, istemci özellikle MS Windows'ta çeşitli sorunlarla karşılaşabilir. WebDAV aracılığıyla bir ağ sürücüsünü eşlerken ortaya çıkan hatalarla nasıl başa çıkılacağına dair birkaç ipucu.

Microsoft Windows

Bu pencerelerde ne güncelleme seviyesi bağlıdır. Bakınız Bu makale daha fazla bilgi için.

, Windows 10, 8.1, 8 ve 7

Windows 10, 8.1 ve 8, bir WebDAV Sunucularına bağlanmak için WebClient Servislerini kullanır, varsayılan olarak WebClient servisi devre dışıdır, bu nedenle etkinleştirmemiz gerekir ve ayrıca Microsoft Windows başladığında otomatik olarak başlaması için servisi değiştirmemiz gerekir:

Sonra başlatın ve otomatik olarak başlangıç ​​türünü değiştirin:

CMD kullanarak

WebClient Hizmetinin çalışıp çalışmadığını kontrol edin ve "Otomatik Olarak Başlat" olarak ayarlayın. Bir komut isteminden WebClient Hizmetlerini yazarak başlatabilirsiniz.

net start webclient

UAC'yi etkinleştirdiyseniz, cmd.exe dosyasını yükseltilmiş ayrıcalıklarla çalıştırmanız gerekir. BasicAuthLevel

30 günlük ücretsiz deneme sürümünde Easy Redmine'ı deneyin

Tam özellikli, SSL korumalı, Günlük Yedeklemeler, Bulunduğunuz Bölgede